Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 1. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

1. Az írásbeliség kialakulása, az iratkezelés rendszerének változásai

6.210 növénytermelés 8.211 vetőmag ügyek 8.700 vízgazdálkodás 8.750 vízügyek általában 8.751 vízjogi törvények 8.852 vízrendészeti ügyek A rendszer megalkotásakor tervezett négyjegyű rendszámokról rövidesen kiderült, hogy valamennyi ügyfajta elkülönítéséhez nem elegendőek. A rendszer javítását - az egyes minisztériumok intézkedései alapján - alszámok és betűjelek beiktatásával kívánták megoldani, nem sok sikerrel. A közigazgatási számrendszerben a naplószerű iktatás, vagyis iktatókönyv vezetése megszűnt, ős helyette a tárgy szerinti iktatást vezették be, ami a rendszámok alapján elvben igen könnyen megoldható volt. Minden, az adott szervnél előforduló ügycsoport számára külön nyilvántartó lapot fektettek fel, amelyen - alszámok alkalmazásával - minden egyes ügy iratát nyilván tartották. A fenntartott helyek száma négy volt, ha ennél valamely ügyben több iratváltás volt, iratjegyzéken folytatták az iktatást. Az iratok lera, kása az iktatásnak megfelelően történt, az iktatólapokat pedig közvetlenül az iratok mellett, vagy az egyes évfolyamok végén, összesítve őrizték. A fent ismertetett rendszer elvben kétségkívül logikus volt, hiszen a szervek teljes iratanyagát be lehetett így sorolni, gyakorlati megvalósítása mégis igen sok nehézséggel járt. Ennek oka abban rejlett, hogy a rendszer túl merevnek bizonyult, a rendszámok négy számjegyen túli bővítése nem volt egyértelmű. Nem állt rendelkezésre az iratanyagról semmiféle olyan egységes segédlet sem, amely a tévesen besorolt iratok megkeresését lehetővé tette volna.