Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 1. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

1. Az írásbeliség kialakulása, az iratkezelés rendszerének változásai

Például: iktatószám alapszám iktatószám alapszám 1 25 6 50 2 10 7 48 3 48 8 50 4 10 9 48 5 10 10 10 A felszabadulás után az iratkezelésben az alapszámos rendszer vesztett jelentőségéből, néhány területen azonban ma is használják. Alkalmazásával elsősorban a nagy ügyforgalmú szerveknél találkozunk, ahol több lépcsős ügyintézés folyik. Ebben a rendszerben egy-egy éven belül korlátlan számú iratot össze lehet csatolni, s ennél a rendszernél az is lehetséges, hogy - a legelső iktatószámot változatlan alapszámnak tekintve - a tárgyban több éven át keletkezett iratok együtt maradjanak. A 20. század első évtizedeiben még két új iktatási rendszert vezetnek be: az alszámos, valamint a főiajstromszámos iktatást. Ezekre azért került sor, hogy az ügyek együtt-tartása mellett a csatolásokat mindinkább kiküszöböljék, és így ne legyen szükség az irattári sorkönyvek nehézkes vezetésére. Az alszámos iktatásnál az első irat önálló iktatószámot kap, s a kimenő válasz is ugyanezen a számon szerepel. A következő iratváltások azonban már az iktatószámok alszámaira kerülnek; az ügy egy-egy fázisában keletkezett iratok így az iktatószámnál egybegyűjtve automatikusan együttmaradnak. Ha az alszámok részére fenntartott rovatok elfogytak, akkor természetesen új iktatószámot kellett kezdeni. Ezt a módszert először a gyámügyi igazgatásban alkalmazták, mivel itt a levélváltások száma általában előre meghatározható volt. Az elmondottakból következően ebben a rendszerben egy-egy irat ik-