Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 1. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

8. Az Iratkezelés gyakorlata III. Az iratkezelés ügyviteli segédkönyvei, az iratok elintézése

Kiadmányozás A kiadmányozásra jogosult vezetők személyét a vállalat vagy intézmény ügyrendje határozza meg. Ennek során a feljogosított vezető az intézkedés tervezetét saját kezűleg írja alá, és keltezéssel látja el. Kiadmányozásra "K" jelzéssel kell ellátni, a kiadványra pedig a név után "sk" jel kerül. Ha a kiadmányozó a kiadványt saját kezűleg írja alá, ezt a tényt a tervezet aláírásakor "kfT (kiadványt hozzám) vagy "ak" (aláírással kiadom) betűkkel kell jelezni. Az ügyintéző felelős az általa készített tervezetért, és azt szignójával köteles ellátni. Ha az intézményen és vállalaton belül kiadmányozásra nem jogosult középvezetők vannak, az ügyrend előírása szerint kiadmányozás előtt nekik is be kell mutatni az iratot. A kiadmányozónak úgy kell aláírnia a tervezetet, hogy kiadmányozási szándéka, esetleges megjegyzése, javítása egyértelmű legyen, ugyanis a szövegen aláírás után változtatni nem lehet. A kiadvány tisztázása A tisztázat elkészítésénél nemcsak a tervezet szövegének szó szerinti átvételére kell figyelni, hanem arra is, hogy a levél milyen célt szolgál. Hoszszabb ideig használatban maradó tisztázatot tartósabb és jobb minőségű papírra kell leírni. Fontos körülmény, hogy a tisztázatot hány példányban készítik. Arra feltétlenül ügyelni kell, hogy olvashatatlan, vagy rosszul olvasható példányokat a címzettek ne kapjanak. Külföldre csak első példány küldhető. A kiadvány formája sokszor tükörképe az ügyintézés minőségének. A szabályos formával a célszerűséget is szolgálni lehet (pl. szükséges, hogy a tárgyat, hivatkozási számot a papírlapnak mindig ugyanazon részén írjuk). Ha a tisztázat nem együtt készült a tervezettel, a kettőt egymással egyeztetni kell. Az egyeztetés megtörténtét és keltét az Összeolvasok az előadói ív