Réfi Oszkó Magdolna: Műszaki tervdokumentumok az államosított építőiparban (Levéltári módszertani füzetek 9. Budapest, 1989)

Az építési műszaki tervdokumentumok iratkezelési problémái és javaslat selejtezésre

Az elmondottakból is kitűnik, hogy iratkezelési gyakorlatunkban hibás koncepción alapul az építési műszaki tervdokumentumok kezelése és archiválása. Döntő része van ebben az 1952-ben megjelent építésügyi minisztériumi utasításnak (46/B/1952. ÉM számú utasítás), mely a nem selejtezhető iratok körébe utalta a terviratokat (műleírás, költségvetés, levelezés), a tervrajzokat (építészeti, gépészeti, stb.), a teljes tervdokumentációkat és a térképeket. Ezt a rendelkezést szinte változtatás nélkül átvette valamennyi, a későbbiek során e témában kibocsájtott jogszabály, így a 7/L/1956. (Ép.Ért. 12.) ÉM számú utasítás („A tervező vállalatok és tervező részlegek tervtárainak kezeléséről"), a 27/1959. ÉM számú utasítás („Az iratok megőrzéséről és selejtezéséről") és a 20/1971. (Ép.Ért. 27.) ÉVM számú utasítás („A Minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezeléséről"). A jogszabályok szerkesztőinek túlzott óvatosságára, a túlbiztosításra jellemző, hogy még a tervezés vagy az újratervezés során érvénytelenített eredeti tervrajzokat sem lehet kiselejtezni, csupán a felesleges másolatok (fénymásolatok) selejtezését és megsemmisítését engedélyezik az iratképző szerveknek. Tény azonban az is, hogy az építési műszaki tervdokumentációk selejtezését különböző okok (pl. szavatossági hibák, építési perek) miatt az iratképző szervek sem szorgalmazták évtizedekig, és csak a 70-es évek végén a tervtározási-raktározási költségek drasztikus emelkedése állítja a kérdést előtérbe, ezúttal már a mikroképtechnika bevonásától is remélve a probléma megoldását. Miről, mit és mennyit őrizzünk? Milyen célokat .szolgál a tervdokumentumok őrzése a levéltárakban? A megőrzési, archiválási érdekeltség területén ugyanis határozottan meg kell különböztetni és szét kell választani egymástól a levéltári és ügyviteli érdekeket, mert csak így kerülhetjük el, hogy a levéltárak tervtárakká váljanak és csak így biztosítható, hogy a műszaki tervdokumentumok megőrzésében felhalmozódott feladatokat a levéltárak ténylegesen meg tudják oldani. Súlyosbítja a helyzetet, hogy nincs jogilag szabályozva a létesítmény tulajdonosának, üzemeltetőjének (használójának) a tervdokumentáció őrzésével kapcsolatos kötelezettsége. Az ügyviteli és a levéltári érdekek figyelembevételével hangsúlyozni kell, hogy az építési mű szaki tervdokumentációk használatában és archiválásában szelektív megőrzés re van szükség, több helyen és különféle módon.