Petrikné Vámos Ida: A tanácsi nyilvántartások levéltári forrásértéke az irattani kutatások tükrében (Levéltári módszertani füzetek 8. Budapest, 1989)

Bevezető

Az Új Magyar Központi Levéltár Módszertani Osztálya irattani kutatási programjának részeként készítettük el a tanácsok szakigazgatási szerveinél vezetett nyilvántartások számbavételét, levéltári szempontok szerinti minősítését, forrásértékük vizsgálatát, valamint szisztematikus és analitikus leírását. A témával kapcsolatos megkülönböztetett figyelmet az indokolja, hogy olyan speciális közigazgatási iratfajtáról van szó, amelynél a mai napig sem megoldottak az iratvédelmi feladatok, sőt a szakirodalom még magát a fogalmat sem tisztázta egyértelműen, holott mindez a nyilvántartásokban megjelenő adatok tömörsége, információgazdagsága és folyamatossága miatt egyaránt szükséges lenne közigazgatáselméleti, de történeti szempontból is. Ezért a nyilvántartások körének feltérképezésével, e módszertani segédanyag összeállításával - bizonyos értelemben pótolva az irattári terveknek a nem iktatott iratokkal kapcsolatos hiányosságait - elsősorban a levéltáraknak kívánunk segítséget nyújtani a még tanácsi irattárakban lévő nyilvántartások iratvédelméhez. A már levéltárakban lévő nyilvántartások forrásértékének vizsgálatához pedig zsinórmértékül ajánljuk e munkát. Felvállaltuk ugyanis annak meghatározását, hogy az ilyen jellegű iratok selejtezése során melyek azok, amelyek tartalmi jegyeik alapján megőrzendők, illetve a különböző tanácsi szinteken - azonos vagy hasonló adattartalommal - vezetett nyilvántartások esetében pedig a "tükröződés" kiküszöbölésére megjelöltük azt a szintet, ahol azok megőrzése a legcélszerűbbnek látszik. A nyilvántartások problematikája a közigazgatás szakembereit is évek óta foglalkoztatja, akik elsősorban azt vizsgálják, hogy az ügyviteli érdekeknek mennyiben felel meg az egyes időszakokban kialakított nyilvántartások rendszere, s elkerülhetővé váljon az "elavult" nyilvántartások - számukra - felesleges őrzése is. Az Államigazgatási Szervezési Intézet munkatársai kutatásaiknál abból kiindulva, hogy jelentős közés magánérdek fűződik ahhoz, hogy különféle hivatalos ügyekben pontos, gyorsan hozzáférhető adatok álljanak mind a hatóság, mind pedig az állampolgárok rendelkezésére, egy össztanácsi szempontból egységes adatnyilvántartás kialakításának lehetőségeit vizsgálják. Szükséges meg-