Paulinyi Oszkár: A Helytartótanács levéltára (Levéltári alapleltárak I. Országos Levéltár 8. Budapest, 1954)
tása az ügyvitel szervezeti egységén, az ügyosztályon énül fel: minden ügyosztálynak az irattárban egy-egy azonos nevű állag felel meg; s ennek állománya fedi a kérdéses ügyosztály irattermeléset /a kérdéses ügyosztály által feldolgozott ügyek tárgyalási iratai -ügyiratai- + járulékos irattermékek/* Végül: a tárolási rend e ^két alappillérén az iratanyagnak teljesen egyöntetű, minden állagnál következetesen alkalmazott tagolása épül fel., amelynek fö keretegysége a naptári év /elvétve évkor/, az éven belül következő részeg3?-sége az egy-egy konkrét üggyel vagy ügykör-résszel azonosuló kútfő, a kútfőkönelül pedig az intézkedési fázissal; az ügyirattal azonosuló tétel. Ü gyirat /ügyirategység/ alatt az ügyintézés egyazon in tézked.ési^í'ázísában született iratok összességét /az íigynyito~l)e« ádvany,"az" annaíc elintézését jelentő kiadmanyfogalmazvány, hi*- ' vatalból kezdeményezett ügyeknél^csak az utóbbi, továbbá adott esetben még az ügyelőkészités Írásos termékei, mint pl* valamelyik belső segédhivatal - számvevőség, nénztár, stb. - jelentése/ értjük ; ugy, amint ^azok az r ügy elintézésének a mozzanatában akár az előkészítő előadó, akár a döntést hozó hivatali szerv /tanács/, vagy a leiró és^a kiadó asztalán a valóságban együtt feküsznek. Az ügyirategység tehát az okleveles gyakorlatot a XVI. században feÍv ált ó ügy irat os , akta sze rü Írásbeliségnek kézzelfogható valósága, nem pedig az elmélet alTal^konstruált fogalom* Alkalmazása, megtartása az iratok kezelésében azzal az előnnyel jár, hogy az ügy egy meghatározott intézkedési fázisára vonatkozó iratok együtt őriztetnek és szükség esetén egy fogással emelhetők ki. Joggal kérdezheti az olvasó, hogy ha az Ügyirategység enynyire magától értetődő valami és, hogy ha ez az egység kezdettől fogva meglévő adottsága a XVI. századra visszanyúló ügyiratos Írásbeliségnek, miért tesszük meg egy a XVIII, század utolsó negyedében bevehetett irattárolási rendszer jellegzetes, sajátos ismeretjegyének, A feltett kérdésre azzal felelhetünk, hogy hazai^irattári gyakorlatunk minden természetessége ellenére sem magát az ügyirategységet nem érzékelte mindjárt kezdettől fogva, sem kézenfekvő előnyeit nem ismerte fel. Kormányszékeink irattárai egészen a XVIIIszázad utolsó negyedéig az ikrátokat nem az ügyvitélből adott genetikus együvétartozasukban kezelik,, hanem ezt a természetes egységet végső elemeire bontják és ezek iratfaji jellege szerint alakitjak ki az állagokat: a beadványokét /ezeket rendszerint még tovább is bontva a be- ' küldő hatóságok ranglétrája szerint/, a bizottsági jelentésekét, a kiadmányfqgalmázványokét. Ezek mindegyike az iratok keltezési időrendjén épül fel. fczt áttárolás! rendszert alkalmazza a helytartótanács irattára is egészen 177?-íg* Nem kell részletesebben fejtegetnünk, hogy ez alrendszer, ahol az egy Ügyre vonatkozó iratok mindegyikét más-más állagból és az állagon belül is mindegyiket más-más kelet alól kellett kiemelni, mennyi nehézkességet jelentett az Ügyvitel, szempont jából, mennyi lassító, fékező elemet rejtett magában. Ügyvitel és iratkezelés között nyilvánvaló a szakadék, aminthogy annak valóban az ad^a magyarázatát, hogy a kezdeteken nem az uj ügyiratos Írásbeliség formálja a maga testére az iratkezeles módiat, hanem az utóbbi ettől függetlenül, meg a régi okleveles írásbeliség gyakorlatából átvett elégtelen eszközökkel keresi a merőben \ijszerit feladaté.-; megoldását*
