Az egyetemi felvételi rendszer változásai a 20. században. Az MFLSZ 2010. évi vándorgyűlése - A Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség kiadványai 4. (Budapest, 2010)
Szakály Ildikó: A Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltára
A levéltári állomány nyilvántartása. Belső nyilvántartások Az iratok átvételekor készült irat átadási-átvételi jegyzőkönyvek, valamint azok mellékleteit képező iratjegyzékek elkészítése után az iratgyarapodást papíralapú Gyarapodási naplóba vezettük, majd elkészítettük annak elektronikus változatát is. A levéltári anyag megfelelő dokumentálása érdekében a dokumentumok fellelhetőségét is szolgáló, belső használatra készült nyilvántartásokat vezetünk. A levéltárakban szokásos nyilvántartások kiegészítéseként, készítettünk egy általunk „Belső nyilvántartásunk”-nak nevezett elektronikus nyilvántartást is. Ez a levéltári anyagra vonatkozó minden, szakmai szempontból fontos információt tartalmaz: iratanyag megnevezése, évköre, mennyisége, fizikai azonosítói, gyarapodási napló sorszáma, átadásátvételi jegyzőkönyv száma, fizikai azonosítók, levéltári jelzete, raktári helye, feldolgozottság szintje, tervezett segédlete. Ezt saját munkapéldányként használjuk. Raktári topográfia egészíti ki fenti nyilvántartásainkat, ami 86 diasoron mutatja be állományunk raktári elhelyezkedését. A polcokra feliratokat helyeztünk, melyek az azonnali eligazodást, iratkeresést segítik. Az iratanyagról készült jegyzékeket „ideiglenes raktári jegyzék?'- nek tekintjük, mert a raktári egységek ugyan ki vannak alakítva, de az anyag rendezettsége még nem teszi lehetővé a teljes raktári jegyzék elkészítését. E jegyzékek egy-egy példányát elhelyeztük a fondképzők szerint felállított fonddossziékban is. Tartalmazzák az iratanyag rendezése során keletkezett jegyzékeket (időrendben), az iratképző szervekkel folytatott levelezést, az iratellenőrzések ütemezését, feljegyzéseket, valamint az elektronikus szervellenőrzési adatbázisunk egy-egy kinyomtatott példányát az elvégzett ellenőrzésekről. Az iratanyag levéltári feldolgozása. Iratanyag tagolása Eltávolítottuk a maradandó értékű iratokat károsító anyagokat: zsinegeket, gémkapcsokat, műanyag irattartókat stb. Feljegyeztük azoknak az iratoknak az adatait, amelyek leginkább veszélynek vannak kitéve fizikai állapotuk miatt. Állományvédelmi tervünket majd ezek figyelembe vételével tudjuk elkészíteni. A penészes iratokat elkülönítettük, száraz helyen „kiteregettük”, puha kefével próbáltuk megszabadítani a portól, penésztől. Először irattárolás szempontjából rendszereztük az iratokat. Elkülönítettük az iktatott iratokat a nem iktatottaktól, a papíralapúakat- ezen belül a kötötteket - és az egyéb hordozóra készült iratokat (hanganyagot). 221
