Gönczi Ferenc: A Somogy Megyei Múzeum 25 éves története, 1935

45 Az egyesületnek 1923. évben történt reorganizálása után a vezetőség törekedett e kívánalomnak minden irányban megfelelni. Az irattárt rendbe szedte. Az ügyiratokat eleinte számszeont sorba, később, midőn az ügydarabok száma s az ügyek is szaporodtak s egy-egy ügy évekre menő levelezésre halmozódott fel, csomórendszer szerint, az ügyhöz tartozó előiratok egy csomóba csatolásával kezelte. Az ügyiratokat évfolyamonként fasciculusokba kötötte, mutatót (index) készített. Muzeumunk leltározása a legújabb rendszer figyelembe vételével történik. Mielőtt e mostani rendszert bevezettük, Gönczi Ferenc ügyvezető igazgató a Magyar Nemzeti Múzeum és egyes, nevesebb muzeumok leltározását tanulmányozta s az ott látottak alapján állapította meg leltározásunk módját. E szerint a beérkezett tárgyak a gyarapodási (főleltári) naplóba irjuk, ahol leltári számot kap s beszerzésének helyét, nevét, darabszámát, értékét, vagy vételárát (aszerint, hogy ajándék-e, vagy vétel), továbbá, hogy ki ajándékozta, vagy kitől vettük, bejegyezzük. Azután a szakleltárba kerül, hol bővebb leírást kap, szakleltári s gyarapodási számot nyer. Minden, arra alkalmas tárgyat lerjjzolunk és pedig legnagyobb részét szines (»stabil«) irónnal, mely nagyon álló szín és tussal. A rajzok részére külön-külön kartonlapok szolgálnak, melyeken a fenti adatok mellett a tárgyat lehetőleg bőven leírjuk. A kartonlapra rajzolt tárgyakat a szakleltárban is megörökítjük, de itt már tussal s vázlatosan. Minden fontosabb szaknak külön bekötött szakleltára van, pl.: ős- és ujkőkorszak, bronz, kelta, rómaikor, néprajz stb. Mintegy 8 ezer tárgyunk van kartonlapra, színesen s ugyanannyi szakleltárba, tollal lerajzolva. Összesen, kerek számban 16.000 rajzot készítettünk, lelkiismeretes hűséggel. A kartonlapokat, osztályozva, e célra készült dobozokban, külön, megfelelő rekeszekkel ellátott szekrényben tartjuk. A dobozokban ismét osztályozva vannak a tárgyak. E rendszerrel pillanatok alatt bármely szakhoz tartozó tárgyat megtalálhatunk. E rendszert 1927. évben kezdtük; addig csak gyarapodási naplónk volt, ahová az érkezett tárgyakat beírtuk. Midőn tehát a mai rendszerű leltározáshoz hozzáfogtunk, mintegy 5000 darab lerajzolást igénylő tárgy hátralékával álltunk szemben, ami azt jelentette, hogy — a szakleltári tusrajzokat is számítva — 10.000 rajzot kellett készítenünk,