MLE 2007. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2008)

III. INFORMATIKAI SZEKCIÓ

Tizenöt gyűjtemény kétszáz segédletét kódolták ezzel a DTD-vel. Az elkészült fájlokat ötven levéltárosnak és kézirattárosnak küldtek el tesztelésre. A tesztelők a következő megállapításokat tették: egyszerűsíti, hatékonyabbá teszi és növeli levéltári gyűjteményekhez való hozzáférést azáltal, hogy a katalógustételekhez segédleteket mellékel; lehetővé teszi a hálózatra feltett segédletekben való közös keresést; kulcsszó alapú hozzáférést nyújt, a helyi dossziékba vagy iratokba, melyek korábban tétel-listákba voltak elásva Pitti 1995 júniusában egy technológiai és archívumi szaktekintélyekből álló csoportot alakított, melynek tagjai a Kongresszusi Könyvtár, a Nemzeti Levéltári Hivatal (National Archives and Records Administration), a Minnesotai Történeti Társulat és más intézmények munkatársai voltak. Különféle alapítványok és intézmények támogatásával 1995 július 22-29-én Ann Arborban (Michigan) tartottak egy egy hetes összejövetelt. Megállapodtak a következők együttes kimunkálásában: • 1) a segédlet-kódolási szabvány tervezési alapelvei • 2) felülvizsgált segédlet! adatmodell • 3) felülvizsgált segédleti dokumentumtípus meghatározás (DTD) • 4) segédlet-kódolási útmutatók és példák • 5) cikk arról, hogy a csoport mit ért a segédletek szerkezetén és tartalmán Az alapelvekben (Ann Arbor Accords) hamar megállapodtak. Ennek alapján a következőket szögezték le a dokumentum szerkezetről: • a segédlet két alapszegmense: • "fejrész": információk a segédletről magáról (címe, összeállítója, a készítés időpontja) • információk az archivális iratanyagról (ami pl. gyűjtemény, iratcsoport, sorozat). Ezen belül kétfajta információ lehet: • 1) az irategységeket és azok összetevő részeit vagy felosztásait leíró hierarchikusan rendezett információk. A hierarchia a gyűjteményi rendezést követi. Általában az egész összefoglalásával kezdi, majd a részeket mint a kontextuális nézetek halmazát írja le. A részek leírásai öröklik az egészről szóló információkat. • 2) kiegészítő információk, melyek nem közvetienül iratokat írnak le, inkább azok használhatóságát könnyítik meg (pl. bibliográfia)