MLE 2006. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2007)

V. INFORMATIKAI SZEKCIÓ - SZATUCSEK ZOLTÁN (MOL): A teknősbéka és a nyúl. Az elektronikus iratkezelés gyakorlata az államigazgatásban

MEH Nemzetbiztonsági Iroda • • Nemzeti Akkreditáló Testület m • • Országos Állategészségügyi Intézet m m • Új Kézfogás Közalapítvány m m Összesen: 16 13 5 Összességében csak három olyan szervet találtunk, ahol nincsenek elektronikus folyamatok, vagy azokat rögtön papír alapúra fordítják. Túllépve az előzőekben már tárgyalt adatbázisokon, megállapítható, hogy a 22 szerv közül 13-ban található valamilyen elektronikus megoldás a dokumentumkezelés támogatására, amely általában iktatóprogramot jelent, egy esetben elektronikus érkeztetésre korlátozódik, hagyományos iktatással (Magyar Befektetési és Kereskedelemfejlesztési Kht), kilenc esetben kiegészül az irat továbbításának követésével, egy esetben irattári nyilvántartással (Magyar Vállalkozásfejlesztési Kht.). Négy szervnél semmilyen elektronikus iratkezelési rendszert nem találtunk, és megjegyzendő az is, hogy a közigazgatás egyik legnagyobb irattermelője, a Fölművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium, vagy az elektronikus adatok tömegével dolgozó Agrárgazdasági Kutató és Informaükai Intézet is hagyományos iktatást használ. Adatbázisok tömege Az adatbázisok helyéről a levéltári anyagban korábban nem volt egyértelmű a szakma állásfoglalása. Míg egyfelől sokan vonakodtak iratként tekinteni az adatbázisokra , mások, mint információszervező stmktúrát visszamenőleg kiterjesztő értelemben kezdték használni a papír alapú iratokra is.

158 „You do not have records when you save databases; whether you snapshot them weekly, monthly, or minutely, they will not be records." Dávid Bearman: Archivál Issues in a Computing F^vironment. Playing for Keeps. Canberra, 1994. p. 234. in: Angelika Menne-Haritz: What Can Be Achieved with Archives. 20. o. In: The Concept of Record. Report from the Second Stockholm Conference on Archivál Science and the Concept of Record. Riksarkivet, Stockholm. Uppsala-Lund. 1998. 158 * > * ' „A különböző adatfajtákat meghatározott módon, együttesen kezeim képes rendszer, az adatbázis az információfeldolgozást megkönnyítő információs szerszám, és a termelés bonyolódásával jelenik meg a korai magaskultúrákban.". Z. Karvalics László: Bevezetés az információ történ elembe. Gondolat — Infonia. Budapest, 2004.