MLE 2006. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2007)

V. INFORMATIKAI SZEKCIÓ - SZATUCSEK ZOLTÁN (MOL): A teknősbéka és a nyúl. Az elektronikus iratkezelés gyakorlata az államigazgatásban

szervezeti kettősség, a funkciók és feladatkörök teljes megkettőződése jelenik meg (Fogyasztóvédelmi Főfelügyelőség, Gazdasági és Közlekedési Minisztérium, Földművelésügyi Minisztérium). Amikor bejelentettük, hogy az ellenőrzés kiemelten foglalkozik majd az elektronikus iratokkal, az iratkezelésért felelős vezető reakciója az informatikus bevonása volt. A megbeszélés során az elektronikus adatállományok — tartalmi kérdéseiről is általában teljesebb képet tudott adni az informatikai terület, mint az ügyviteli. Az iratkezelést felügyelő titkársági, jogi, igazgatási, koordinációs szervezeti egységek működése egyre inkább az iratkezelés visszaszorulóban lévő hagyományos folyamatainak szervezésére szorítkozik, miközben az adatforgalom jelentős részének összehangolása az informatikai terület feladata. A minisztériumok esetében gyakori, hogy az egyes igazgatási területek alrendszerei az adott terület és az informatikai osztály közös üzemeltetésében működve nem integrálódnak a szervezet egészének iratkezelési folyamataiba, sőt az iratkezelésért felelős szervezeti egység nem is tud a létezésükről. A Gazdasági és Közlekedési Minisztériumban az ügyvitelt felügyelő Koordinációs Főosztály hatásköre a gyakorlatban az iktatással nyilvántartott iratokra korlátozódik, minden egyéb szakmai nyilvántartással kapcsolatban az Informatikai Főosztály látja el nem csak az üzemeltetési, hanem a szabályozási, jogosultságkezelési, ügyviteli hatásköröket is. Hasonló szituációban szerencsésen alakult a helyzet a Magyar Műszaki Biztonsági Főfelügyeletnél. Az Informatikai osztályvezető és az Irattár vezetője között a nézetkülönbségek odáig fajultak, hogy szóba sem álltak egymással, a tartós rossz viszony azt eredményezte, hogy az ügyvitellel kapcsolatos hatáskörök lassan átcsúsztak az informatikai vezető kezébe, aki az ügyviteli folyamatok jelentős részét automatizálta. A Fölművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztériumban az állategészségügyi területen működő iktatóprogram esetében viszont még az Informatikai osztály is csak töredékes ismerettel rendelkezett a szakterület által kiépített, több felügyelt szervet érintő rendszerről. A hagyományos szervezeti keretek felszívódása érzékenyen érinti az iratok levéltári felügyeletét. A központi ügyviteli rendszertől eltérő alrendszerekben kezelt iratokra, akár adatbázisokról, akár tárgyilag elkülönülő hagyományos dokumentumkezelő rendszerekről van szó, nem készül iratkezelési szabályzat és általában nem tér ki rájuk az irattári terv sem. A vizsgált szervezetek közül hatnak egyáltalán nem volt iratkezelési szabályzata. A további tizenhárom szerv közül az iratkezelési szabályzat hat esetében nem volt teljes, figyelmen kívül hagyta az iktatási nyilvántartáson kívül keletkező iratokat. Ha ehhez hozzávesszük, hogy ez elsősorban azoknál a szerveknél fordult elő, ahol több adatbázist vagy elkülönülő