MLE 2004. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2005)

IV. ÁLLOMÁNYVÉDELEMI SZEKCIÓ - LEVÉLTÁRAK TAPASZTALATAI Cseh Gergő Bendegúz: Állományvédelrni problémák az állambiztonsági iratok kezelésében

(melynek részleteiről a korábban jelzett helyzet folytán nem az én feladatom beszélni) savmentes palliumban és dobozban helyezzük el. A levéltár digitalizálási programjának alapvető céljai a következők: a rossz állapotba került iratok kímélése, a gyakran igénybevett iratok károsodásának megelőzése, a levéltári kutatás és betekintés hatékonyabbá tétele, melynek eredményeként o gyorsabbá válik a visszakereshetőség, o kényelmesebb lesz előkészítő munka, illetve o lehetőség nyílik az iratok párhuzamos felhasználására, valamint a milaofilmek kutatásra és betekintésre való alkalmassá tétele. A digitalizálandó iratok kiválasztásának szempontjai levéltárunkban az alábbiak: az iratanyag fizikai állapota, az irat történeti, levéltári értéke, az irat kutatottsága, a betekintés gyakorisága, az iratanyag rendezettsége, illetve a csak milorofilmen található iratok használhatóvá tétele. Természetesen a digitalizálási eljárás önmagában is jelent kisebb mértékű kockázatot az iratok fizikai állapotára vonatkozóan (értve ezalatt az előkészítést, a szkennelés során fellépő fényhatást vagy rossz állapotú iratok mozgatását önmagában), ezek a hatások azonban eltörpülnek azok az előnyök mellett, melyet a dossziék napi használatának (kutatás, esetenként gyakori fénymásolás stb.) kiküszöbölése jelent. Az ily módon megkímélt iratokat a digitalizálási eljárás után (illetőleg szükség szerint már azelőtt) szakszerű restaurálási eljárásnak vetjük alá, eltávolítjuk a ragasztószalagokat, kapcsokat, madzagokat stb., majd pedig savmentes palliumban helyezzük el és a továbbiakban azokat a levéltár légkondicionált iratraktáraiban őrizzük. Iratanyagunk tartalmi feltárásának elsődleges eszköze a levéltár központi számítógépes adatbázisa („ABTLINFO"), melyben igyekszünk minden olyan információt rögzíteni, mely az egyes dossziék levéltári használatának szempontjából fontos, vagy a későbbiekben fontos lehet. Természetesen ilyen fontos információnak tekintjük az