MLE 2003. vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2004)

IV. EGYHÁZI LEVÉLTÁRAK SZEKCIÓJA

A plébániáktól átvett anyag rendszerint ömlesztett állapotban kerül a püspöki levéltárba, sok esetben a fíliák irataival keveredve. De előfordul az is, hogy az oldallagosan ellátott plébánia, plébániák és az őket ellátó mater ömlesztett anyaga egyszerre kerül a levéltárba dobozokban, zsákokban. Megfelelő raktári helyet - kevés kivétellel - minden egyházmegyei levéltár biztosítani tud. Tudunk néhány levéltárról, amelyek a plébániai iratokat külön külső raktárban helyezi el, elkülönítve más fondoktól, állagoktól. Az átvett iratok rendezését a levéltáros más feladataival hangolja össze A rendezés során középszintű rend kialakítására kerül sor, megfelelő segédlet elkészítésével - számítógépes segédlettel. Ahhoz, hogy az egyházmegyékben dolgozó levéltárosok gyűjtőterületi munkájukat megfelelően végezhessék, figyelemmel kísérjék az iratkezelési munkát, az ott őrzött iratok sorsát, azok megmaradását biztosítsák, akár átvételükkel, akár helyben történő őrzésükkel, rendszeres levéltár látogatásra lenne szükség. Ez nem egy esetben nehezen oldható csak meg. A püspöki levéltár székhelyén, vagy a közeli települések plébániáinak felkeresése könnyebben megoldható. Akad püspöki levéltáros, aki lelkipásztori állomáshelynek tekinthető plébánia levéltárába még nem jutott el. (Fiatal egyházmegyéről van szó.) Vidéki plébániákra nem jutott el levéltáros azért, mert akkor a levéltárat be kellene zárni a látogatás idejére, egy személyes levéltár esetében. A látogatást nehezíti az is, hogy a távollévő egyházközségek felkeresése csak gépkocsival oldható meg. Autóbusszal, vonattal, sokszor csak többszöri átszállással érhető el a célállomás. Rendszerességről az egyes levéltáraknál alig beszélhetünk, „tűzoltó munkák" vannak, végszükség esetén. A levéltáros sokirányú elfoglaltsága miatt nem egy esetben a felkeresendő plébániák hozzávetőleges sorrendjét határozza meg, az ütemezési időpont egyeztetés függvénye. Van levéltár ahol a jövőben megoldandó tervfeladatként szerepel a „külső fond"-nak számító plébániai irattárak, levéltárak felkeresése, és az ott tárolt anyag átvétele. A látogatást a levéltárosnak nem csak a saját munkájával kell összhangba hoznia, de egyeztetnie kell a plébániák vezetőivel is Sokszor már az egyeztetett időpont sem megfelelő, a lelkipásztor váratlanul közbejött hivatali elfoglaltsága miatt (temetés, helyettesítés).