MLE 2003. vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2004)

VII. GYŰJTŐTERÜLET-IRATÉRTÉKELÉS SZEKCIÓ

Elvek és módszerek A hagyományos levéltári terminológiát használva, a bizottság országosan egységes, funkcionális alapokon nyugvó irattári terv készítését tűzte ki célul. A tervkészítő bizottság számára az első perctől kezdve az ügy, az ügyirat egysége, az azonos tárgyú ügykörcsoport volt az irattári rendszert meghatározó alapelv, ennek elfogadtatását tartottuk és tartjuk ma is a legfontosabb eredménynek. Az ügykör alapú szerkezet tette lehetővé az irattári tervben az általános és különös rész elkülönítését. Az első olvasatra lényegtelen kérdés fontosságát az idő is igazolta. Az általános rész elkülönítése teszi lehetővé, hogy a különböző ügyintéző szervezeti egységeknél keletkező, azonos tárgyú iratok az irattárban azonos helyre kerülve egységként jelenjenek meg, így lesz átlátható a tükröződés, jól elkülöníthető a selejt. Az irattári terv készítésének alapvető kritériuma volt, hogy mindenben megfeleljen az önkormányzati hatásköröknek. A terv készítésekor a feladatok és hatáskörök meghatározására a nyomtatásban rendelkezésünkre álló Önkormányzati hatásköri jegyzéket használtuk és mondhatom használjuk ma is. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a Levéltári Kollégium szakbizottságának az elnökeként, futárpostával kapom a megjelent példányt a Belügyminisztériumból, hogy szükség esetén a jelentős mennyiségű irat keletkezésével járó hatáskör módosulásnak megfelelően az irattári tervben is módosítást kezdeményezhessünk. Így történt ez pl. az okmányirodák felállítása esetén, amikor a keletkező új típusú iratanyag besorolását tervmódosítás keretében oldottuk meg.

3 Aki forgatta már az Önkormányzati hatásköri jegyzéket annak nyilvánvaló, hogy a sokszorosára növekedett hatáskörök beillesztése a tanácsi irattári tervbe, bár nem volt megoldhatatlan feladat, de célszerűtlen volt. A levéltári kutatási szempontokat figyelembe véve az ügyek, tételek, tételcsoportok áttekinthető rendszerbe csoportosítása volt az elsődle3 A cikk megjelenésének időpontjában már az ellentétes megoldásra is adódott példa: a 2004. évi módosításban a megszűnt hatáskörökhöz tartozó tételszámokat HK jelzéssel használaton kívül helyeztük. Ez természetesen nem jelenti a tételszámok újrahasznosítását, elképzelhető ugyanis, hogy a hatáskör ismét visszakerül az önkormányzatokhoz (volt rá példa), ebben az esetben a tételszámok újra „élővé" válnak.