MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

5.4 A levéltárak szerepe multinacionális gazdasági társaságok elektronikus iratállományának kezelésében Ha a levéltárak a nyugati társadalmak mintájára korszerű elektronikus eszközökkel kívánnak bekapcsolódni az állami szféra mellett a multinacionális gazdasági társaságok iratainak gyűjtésébe és megőrzésébe az alábbi technikai aspektusokat célszerű szem előtt tartaniuk. Mint láttuk, az elektronikus irat valójában három összetevő együttese: egy elektronikus formátumú iratfájl, egy azt azonosító és leíró adatbázis-bejegyzés, és egy ezeket együtt kezelő szoftver szoros kapcsolata. Az említett elektronikus iratállomány levéltárakba kerülésének csak akkor van értelme, ha megoldható e három összetevő egybentartása. Ha bármelyik elem a három közül nincs összhangban a másik kettővel, az elektronikus irat a felhasználó számára értéktelen adathalmaz marad, amely jelentős költség, és időráfordítással tehető használhatóvá. Érzékeltettük, hogy a multinacionális cégek többsége már rendelkezik a napi életét lefedő átfogó nyilvántartással, melynek egyre inkább része az elektronikus iratkezelés is. Ha rendkívül kis eséllyel is, de feltételezzük, hogy e cégek egyazon iratkezelő szoftverrel dolgoznak, bizonyosan állítható, hogy az alatta kialakított adatbázis a saját egyedi igényeik szerint megtervezett, de legalábbis testreszabott struktúra, mely nem vagy csak apró részletekben kompatíbilis más társaságok, illetve a levéltárak rendszerével.