MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

Sokaknak gondot okoz egy ilyen rendszerre való átálláskor, hogy nem a megszokott módon, a saját szisztémájuk szerint rakosgathatják tetszőlegesen a maguk iratait. Valóban, az iratkezelő szoftver ezt a feladatot elveszi a felhasználóktól, és a saját, minden iratra egységesen kialakított kódolási elve szerint végzi a tárolást. Ne feledjük azonban, itt most egy akár több száz vagy ezer fős szervezet érdekéről és nem több száz vagy ezer egyéni érdek kiszolgálásáról van szó, s ha nem így lenne, nem valósulhatnának meg legfőbb céljai: • Minden irat csak egy példányban, a központi számítógépen tárolva létezzen! Ez a feltétele, hogy ha a dolgozók egy csoportja valamely iratról beszél, akkor ne annak akár tartalmilag is eltérő sokadik példányára, hanem az egyetlen tőpéldányra hivatkozzon. • Csak így, központilag oldható meg, hogy a iratot a szoftver által kiosztott jogok segítségével minden érintett láthassa, az is, aki nem vett részt a készítésében, viszont semmiképpen ne láthassák az illetéktelenek. • így oldható meg, hogy a szoftver automatikusan nyomon kövesse, és szükség esetén megmutassa az elektronikus iratokon végzett összes műveletet (megtekintés, módosítás, nyomtatás, stb.). • Csak így elégíthető ki az a rendkívül fontos, a következőkben részletesebben is bemutatott igény, amely egyes szervezetek, gazdasági társaságok elektronikus iratvagyonának az adott szervezet vagy társaság minden mást is felölelő teljeskörű nyilvántartásba illesztésére jelenik meg napjainkban. Az említett apró kellemetlenségért, vagy talán inkább csak ma még szokatlan munkavégzési módszerért cserébe az elektronikus iratkezelő rendszer hihetetlen széleskörű keresési szempontokkal, a szervezet szempontjából rendkívül egységes, biztonságos, gyors és nyomon követhető iratkezelés lehetőségével ajándékozza meg a felhasználókat.