MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

kockáztathatta az iratok biztonságos fennmaradását, a gyors és pontos visszakeresést, akadályozhatta a megbízható ügyintézést. A szöveges szabályzat készítése során minden mozzanatot, bekezdést ellenőriztünk, megfelel-e a gyakorlatnak, megfelel-e az iratkezelés általános, a rendeletben is megfogalmazott normáinak, az új dolgok (pl. bizonyos ügyviteli területeken a számítógépek alkalmazása) bevezethetőek, végrehajthatók lesznek-e. Megkönnyítette a helyzetünket, hogy valamennyien ismertük az intézmény iratkezelési gyakorlatát, ennek ellenére igen hasznos volt, hogy a szabályzat készítését megelőzte egy tudatos, az iratkezelés teljes gyakorlatát érintő átvilágítás, melyet az iratkezelési szabályzattól függetlenül, más céllal, a számítógépek jövőbeni alkalmazása miatt készíttetett az intézmény. Szerencsésnek mondható, hogy az intézmény az iratkezelési szabályzat készítését és a számítógépek alkalmazását ugyanarra a szervezetre bízta. A szabályzat készítése során külön figyelemmel voltunk a szövegezés stílusára, hiszen az alkalmazhatóság alapfeltétele, hogy minden érintett - orvos és a kézbesítést végző közhasznú munkás egyaránt könnyen és gyorsan megtalálja, megértse, egyféleképpen értelmezze a rá vonatkozó szabályokat. Zárójelben jegyzem meg, hogy a szöveg - köszönhetően az érintettek (a kórház iratkezeléséért felelős vezetői, jogásza, a szabályzat készítését vállaló szervezet munkatársai és a levéltár részéről jómagam) konstruktív együttműködésének - amely mintegy 17-19 gépelt oldalt tett ki, többszöri egyeztetés után (kb. fél év alatt, hiszen mindannyian kapcsolt feladatként, csak mellesleg, más hivatali teendők mellett foglalkoztunk a kérdéssel) elnyerte végleges formáját. Az irattári terv összeállításakor az előzetes felmérés során feltárt valamennyi ügykör önálló tételszámot kapott. A terv egyes fejezeteinek összeállítása a tényleges intézményi szervezeti felépítést követte, de a minta szerkezetét is figyelembe véve. Az egyes tételekhez tartozó iratok őrzési idejének megállapítása a minta alapján történt, de a tételek sorszámozását, az irattári jeleket teljesen új alapokra helyezték. További gondot jelentett és jelent, hogy a minta irattári terv bizonyos nem selejtezhető, de ötven évig őrzendő tételeknél is az őrzési időt HM-ben azaz „helyben maradó" iratként jelölte meg. A levéltári terminológia ilyen fogalmat nem ismer, a fogalom szakmailag nem fogadható el. Alkalmazása esetén ugyanis, ha szó szerint értelmezzük, a maradandó értékű iratok véglegesen a keletkeztetőnél maradnának. Ez