MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

selejtezések elsősorban a nem lebecsülhető mennyiségű pénzügyi, számviteli, gazdálkodási okmányoktól szabadították meg az irattárakat, ennek következtében a kórházak működésére vonatkozó ún. saját iratokból ténylegesen a maradandó értékűeket kezelik az intézmények, vagy vették át ezeket a levéltárak. Az iratok levéltári átadása más, a levéltárak illetékességi körébe tartozó intézményekhez képest nem jellemző. A levéltárak ugyanis az iratképzőtől teljes évek teljes anyagát veszik át, de ez a kórházak esetében a kórtörténeti lapok kötelező őrzési ideje miatt csak ötven év után lehetséges. Reálisan az 1970-es években még meglévő, zömmel a harmincas-negyvenes években, illetve a hetvenes évek után keletkezett iratokkal kell, lehet számolnunk. Az első komplett átadásokat tehát a nyolcvanas években lehetett volna lebonyolítani, akkor is csak egy-egy év iratanyagát érintően. A működési iratok mennyisége az egész irattári anyaghoz képest kevésnek tűnhet, kb. egyharmada. Ismerve az iratanyag tartalmát és a levéltárak katasztrofális raktárhelyzetét, ezek értékelése, az irattári tervhez képest szélesebb körű selejtezése is jogosan elvárható igény lehetne a levéltárosok részéről. A működésre vonatkozó történeti iratokból ugyanis nagyon sok a tükröződő. A fenntartó tanács, önkormányzat egészségügyi osztályainak irataiban, de más testületi (tanács, VB, szakbizottság) iratanyagban is megtalálhatók pl. a költségvetések, éves beszámolók, a gyógyító munka feltételeinek javítását, vagy folyamatosságát biztosító törekvések, kezdeményezések (új osztályok kialakítása, személyzet bővítése, épületek építése, átalakítása stb.) dokumentumai. A tükröződések feltárása, a duplumok elkülönítése, selejtezése teljes biztonsággal csak a levéltári átadást követően, a levéltárakban végezhető el. A fentiekben leírt érdemi vizsgálatokhoz, iratértékeléshez legalább öt-tíz év iratanyagát kell látnunk, ennyi azonban - tekintettel az iratok bizonyos körére alkalmazandó 50 éves őrzési időre - még nem is került a levéltárakba. De ha legalább kísérleti jelleggel vállalkozna is néhány intézmény, munkatárs a tükröződések feltárására, a tényleges selejtezés ettől még nem lenne elvégezhető. Hiszen szakmai vita tárgya, hogy a tükröződő iratokat melyik szinten kell megőrizni, honnan lehet kiselejtezni. Témánk szempontjából a legnagyobb gondot a kórházak irattári anyagának több mint kétharmadát kitevő, a szakmai munkához, gyógyító tevékenységhez kapcsolódóan keletkezett iratok jelentik, melyekhez