Levéltári Szemle, 72. (2022)
Levéltári Szemle, 72. (2022) 1. szám - LEVÉLTÁR-TÖRTÉNET - Sipos András: Ember Győző terminológiai lexikona és a levéltári terminológia mai problémái
41 2022/1. ▪ 27 – 46. 41 A szerves fond meghatározója tehát az „egységes proveniencia”, de mint láttuk, Ember Győző szerint minden levéltári anyag/irat nélkülözhetetlen tulajdonsága, hogy provenienciával rendelkezzen, ha nem is ennek megfelelően sorolják fondba. A „pro veniencia” fogalmát az ICA szótára lényegében az iratképzővel azonosítja,53 Ember Győző szerint viszont „az iratnak az a sajátossága, hogy rendeltetésszerű helye van, már keletkezésekor meg van határozva, hogy mely szervhez vagy személyhez fog kerülni, mely szervnek vagy személynek az iratai között van a helye, az irattárába tartozik”. (4-8) Az ISAD(G) szabvány meghatározása ettől első pillantásra csak nüansznyira látszik eltérőnek: „az a kapcsolat, amely az iratokat az őket egyéni vagy testületi tevékenységük során létrehozó, felhalmozó és/vagy megőrző és használó szervezetekhez és egyénekhez fűzi”.54 Valójában egészen már perspektívát nyit, ha a provenienciát viszonyként hatá rozzuk meg, és nem az „irat sajátosságaként”. Az Ember Győző terminológiájában rejlő felfogás szerint az „irat” nem csak esszenciálisan létező, de az is eleve adott tulajdonsága, hogy mely iratképzőnél, mely szerves fondban van a „rendeltetésszerű helye”, amit a rendezés során csak helyesen kell azonosítani. A (szerves) fond fogalmának látszólagos egyértelműsége ellenére egy konkrét iratanyag besorolása az esetek nagyobb részében egyáltalán nem triviális. Összetett és gyakran változó szervezetrendszereknél sokszor nem egyértelmű, illetve döntés kérdése, hogy mely egység tekinthető önálló iratképzőnek és melyik nem. A szervek, intézmények működése folyamatosan változik, s viszonylag ritkán magától értetődő, hogy a változások mikor érnek el olyan szintet, amikor már új iratképzőről beszélhetünk, vagy ha az iratképző létét folyamatosnak tekintjük is, a strukturális és funkcionális változások annyira jelentősek, hogy annak a fond belső rendjében tükröződnie kell. Még több gondot okoz a funkciók, feladatok mozgása a különböző szervek, iratképzők között, ami gyakran azzal jár, hogy az iratok akár többször is másik iratképző kezelésébe kerülnek át. Ez esetben sem mindegy, hogy az új gazda csak kompakt egységként „irattározza”, vagy a megkezdett ügyeket folytatva, aktívan használja is azokat. A levéltár gyakran, sőt talán többnyire, nem attól veszi át az iratot, akinél eredetileg keletkezett, és a köztes gazdának gyakran nem csak passzív megőrző szerepe van; így a proveniencia természeténél fogva is összetett. Valójában tehát, az irathoz hasonlóan, a fond is alapjában konceptuális egység, így a fogalom olyan meghatározása, amely azt az irat eleve adott elválaszthatatlan tulajdonságának tekinti, nem szerencsés. A fent említett problémák a kizárólag papíralapú iratok korában is jelen voltak, az info kommunikációs technológiákon alapuló iratkezelési környezet ismert jellegzetességei azonban napjainkban egyenesen kikényszerítik, hogy a levéltáros szakma alapjaiban gondolja újra a bevett metodikákat. Az újabb megközelítések közös vonása, hogy – a modern iratkezelési és információs környezet sajátosságaira is reflektálva – immár nem tekintik anomáliának, ha nincs, illetve nem konstruálható közvetlen megfeleltetés az iratképző, ennek funkciói, szervezeti jellegzetességei és a levéltári anyag rendje 53 Dictionary of Archival Terminology2 : 125. 54 ISAD(G)2 : 0.1 Fogalomtár Ember Győző terminológiai lexikona
