Levéltári Szemle, 72. (2022)
Levéltári Szemle, 72. (2022) 4. szám - MŰHELYMUNKÁK - Koltai Gábor: A fővárosi oktatási-nevelési szervek maradandó értékű iratainak feltárása és gyűjtése. 2., Iratátvételi tapasztalatok
29 2022/4. ▪ 27 – 35. 29 feladatot ellátni, vagy sem.5 Ezidáig csupán a Pannonhalmi Főapátság tájékoztatta arról a BFL-t – igaz, még viszonylag friss a jogszabály –, hogy a fenntartása alá tartozó Máriaremete-Hidegkúti Ökumenikus Általános Iskola iratkezelésének felügyeletét levéltárunknál hagyja. Reményeim szerint egy-két éven belül tisztázódik e kérdés, ami mindenképp fontos lenne, hiszen akár a régóta, akár a közelmúltban egyházi kezelésbe került iskolák is őriznek maradandó értékű iratokat. De térjünk vissza a beérkezett kérdőívek feldolgozásához! E munka 2017 nyarán indulhatott meg, amikor a tankerületi központokhoz tartozó iskolák első nagy csoportja visszaküldte a kérdőíveket. A feldolgozásban a IV. Főosztály hat munkatársa vett részt, akiknek a következő feladatokat kellett egyidejűleg elvégezniük: ■Az adott iskola adatainak ellenőrzése, javítása a BFL elektronikus szervnyilvántartásá ban, illetve a papíralapú szervdossziékban. ■A kérdőívek érdemi adatainak átmásolása, begépelése egy, a feldolgozást segítő Exceltáblázatba. E táblázatban számos információ – például a jogelődök, a más intézmények iskolánál található iratai vagy az őrzött irattípusok feltüntetése – mellett kiemelten kellett azt jelölni, hogy az adott iskola kíván-e iratokat átadni a BFL-nek, illetve azt is, hogy mikortól őriznek iratokat. Itt vezették továbbá a munkatársak az adott kérdőívvel kapcsolatos megjegyzéseket, például azt, hogy előre veendő-e az iskola a szervellenőrzések sorában, vagy akár azt is, hogy új kérdőívet kell-e kérni tőlük. ■Az ún. oktatási adattárunk frissítése – ebben az adattárban vezetjük azon informáci ókat, amelyek egyfelől a tanulói jogviszony-igazolásra vonatkozó megkeresések miatt (hol őrzik például a megszűnt iskolák anyakönyveit), másfelől a különféle iskolatörténeti kutatások segítése okán fontosak. Ez a munkafolyamat folytatódott, igaz, akkor már kevesebb munkatárs részvételével, a későbbi kérdőív-feldolgozásoknál is. A visszaküldött kérdőívek kiértékelésének gyakorlati tapasztalataiból hármat emelek ki: ■A jövőben kiküldéskor rögzíteni kell, hogy doc(x) vagy ocr-ezett pdf formátumban kérjük vissza az intézményektől a kérdőíveket, mert azok a jelen felmérés során gyakorta olyan visszaszkennelt oldalakból álltak, amelyekből az adatokat nem lehetett kinyerni, vagy néha értelmezhetetlenek, olvashatatlanok voltak. ■Az iratfolyóméterben (ifm) történő terjedelem megadása kisebb káoszt okozott egyes intézményekben, annak ellenére, hogy a kérdőívhez mellékelt kitöltési útmutatóban pontosan leírtuk, mit értünk e mennyiség alatt. Ezután magán a kérdőíven kell majd ezt érthetőbben közölnünk, hiszen valószínűleg az útmutatót nem mindenki tanulmányozta át alaposan. ■Az egyes irattípusok felsorolása és a hozzájuk kapcsolt évkör- és terjedelemadatok több esetben meglehetősen hihetetlennek tűntek, ami részint félreértésre, részint arra utalhat, hogy egyes információk megadása nem az iratok tényleges kézbevétele után 5 A Magyarországi Egyházi Levéltárosok Egyesülete 2022. évi vándorgyűlésének szakmai kerekasztal-beszélgetésén hangzottak el a jogszabályértelmezés alapján a gyakorlati teendőkkel kapcsolatos észrevételek, illetve ekkor indult meg érdemben a diskurzus az érintett levéltárak között. A vándorgyűlésről szóló beszámolót lásd: Levéltári Szemle 2022. 3. sz. 95–99. A fővárosi oktatási-nevelési szervek maradandó értékű iratai
