Levéltári Szemle, 72. (2022)
Levéltári Szemle, 72. (2022) 2. szám - MŰHELYMUNKÁK. LEVÉLTÁRI (KÉNYSZER)MEGOLDÁSOK A PANDÉMIA IDEJÉN - Fehér Csaba: Ügyfelek, kutatók, média : Budapest Főváros Levéltára kommunikációs stratégiája a pandémia idején, 2020-2021
2727 2022/2. ▪ 26 – 35. működését szüneteltettük. Kivételként fogalmaztuk meg a vis maior ügyek megoldását, illetve a fenntartó részéról érkező kérelmek elintézését. Ilyen esetben tehát a feladatot a berendelt kollégák végezték el, mintegy távkutatási kérés teljesítéseként – például egy statikai hibákkal küzdő épület tervdokumentációjának feltárása esetén. Ügyfélszolgálat Az ügyfélszolgálati ügyintézést azonban nem állítottuk le, csupán a személyes jelenlét szünetelt, hiszen elektronikus és postai úton tovább folytattuk a levelezést. A megoldás végül az online kapcsolatok fenntartása, kiszélesítése vagy kiépítése lett, hiszen az épületüzemeltetéshez elengedhetetlenül szükséges műszaki munkatársak (1-2 fő) kivételével mindenki otthoni munkavégzésre (home office, a továbbiakban HO) kényszerült. A HO munka kereteinek kidolgozására és feltételeinek megteremtésére nem állt sok idő rendelkezésre. Ezért a BFL felső- és középvezetése pár nap alatt mind hardver, mind szoftver oldalról kijelölte az egyes tevékenységi köröket, meghatározta a munkaidő nyilvántartásának mikéntjét, az elvégzett munka ellenőrzésének rendjét, illetve rendelkezett a munkafeltételek biztosításáról. Az egyes osztályok nem mindenkinek tudtak biztosítani otthoni munkát, vagy ha igen, olykor csak részmunkaidőre terjedt ki a feladat, de ennek megoldását is megtaláltuk. A BFL kimagasló mennyiségben digitalizál iratokat – évente milliós nagyságrendben2 –, ezért azok ellenőrzése, „mappázása”, rendszerezése, adatbázisba rendezése bőven szolgáltatott feladatot a teljes munkatársi állomány számára. A kialakult helyzetről természetesen naprakész tájékoztatást nyújtottunk a BFL elektronikus felületein, úgymint a honlapon3 és a Facebook oldalunkon (továbbiakban FB), valamint az általunk üzemeltetett Magyar Levéltári Portálon (továbbiakban MLP)4 is. Az ügyfeleink számára általános tájékoztató választ fogalmaztunk meg, miszerint a kérelmet fogadtuk, nyilvántartásba vettük, és jeleztük, hogy a nyilvántartási szám megegyezik az adott levél iktatószámával. Idézet a levélből: „A koronavírus miatt elrendelt veszélyhelyzet ügyfélszolgálati feladataink ellátását nagymértékben korlátozta. Az otthoni munkavégzésre való átállás az ügyintézés menetét meghosszabbíthatja, ezért egyes szolgáltatásaink nem, vagy csak részlegesen érhetők el. A veszélyhelyzet idején kizárólag sürgős ügyekben, jogszabályban vagy hatósági határozatban megállapított határidők fennállása esetén tudunk érdemi ügyintézést végezni. Ügyében a tényleges ügyintézést csak a veszélyhelyzet megszüntetése után, annak időpontjától számított 30 napon belül tudjuk vállalni. Önnek megkeresésével kapcsolatban további teendője nincs, a veszélyhelyzet elmúltával ügyét intézzük! Kérjük szíves megértését és türelmét!” Az Ügyfélszolgálaton beindult a tényleges e-ügyintézés. Az elintézendő ügyeket az ügyfelek e-Papíron, Ügyfélkapun, vagy Hivatali Kapun, illetve e-mailben nyújtották be. Természetesen átvettük a hagyományos levélben, postai úton küldött megkereséseket is, 2 Mikrofilmek és szálas iratok digitalizálása. 3 https://bparchiv.hu/ (A letöltés ideje: 2022. május 31.) 4 http://www.archivportal.hu/ (A letöltés ideje: 2022. május 31.) Ügyfelek, kutatók, média
