Levéltári Szemle, 71. (2021)

Levéltári Szemle, 71. (2021) 1. szám - Műhelymunkák - Köcze László: Vállalati iratok gyűjtése II. Szabályozások és intézményi keretek a gépipar példáján

54

Levéltári Szemle 71. évf

.

ezalatt csak egy, kimondottan az általános igazgatási feladatokhoz kapcsolódó iratok és a levelezési anyagok őrzőhelyét értették, elkülönítve más, a vállalati tevékenység nyomán keletkező iratoktól és saját kezelési rendszerrel bíró őrzőhelyektől. Mindebből adódóan, ahogy már korábban az iktatás léte vagy hiánya beszűkítette a vállalati iratokról való gondolkodás horizontját, úgy az elkészült irattári tervek kérdése, alkalmazása is tovább csökkentette a vállalati iratok megismerésének és megértésének levéltári lehetőségét.

Jelen cikk szűkebb témájához visszatérve az 1969. évi 27. tvr. és a 30/1969. (IX. 2.) Korm. számú végrehajtási rendelet alapján a Kohó- és Gépipari Minisztérium is kiadta a minisztérium alá tartozó vállalatok, trösztök, egyesülések, intézetek, intézmények és egyéb szervek vezetőinek szóló iratkezelési mintaszabályzatát és irattári tervét a 71.085/1971. sz. KGM utasítás formájában. Az utasítás általános rendelkezései megegyeztek a tvr. és a végrehajtási rendeletben rögzítettekkel (iratkezelés rendszere, iratok átvétele, nyilvántartása, ügyintézés, irattárba helyezés stb.), ismertetve egyben az irattári terv lényegét és készítésének módját, miszerint „be kell szerezni [...] az ügyek fajtáinak a jegyzékét (1. sz. mell. 5. pont)”, rögzítve ugyanakkor, hogy az irattári tervben levelezőpartner neve vagy topográfiai adat önálló tételként nem szerepelhet (8. pont). Nemcsak az iratkezelés rendjének ezen fundamentumai, de az irattári tervmintának átkeresztelt ügykörjegyzék is lényegét tekintve ugyanazoktól a problémáktól szenvedett, amelyek már korábban is kétségessé tették alkalmazhatóságukat a ténylegesen keletkező vállalati iratok, a vállalati iratkezelés dinamikájának, valamint az egymáshoz csak részlegesen kapcsolódó őrzőhelyek gyakorlatának egyidejű menedzselésére.3

Ráadásul az előírások olyan vállalatokra 3 A 350 tétel bemutatására terjedelmi okokból nincs lehetőség, mindazonáltal néhány jellemzőt mégis fontos megemlíteni, megvilágítva a mintaszabályzat jellemzőit. Egy „tételbe” kerültek olyan egymástól elkülönülő, pontatlanul körülírt iratok, mint például a vezetési ügyek, a vezetői jelentés, levelezés (137.), vagy a vállalati kereskedelmi tevékenységgel ellentétesen külön-külön tételbe kerültek a vonatkozó iratok (416., 418., 419. stb.), hasonlóan a beruházási „ügyekhez” (472., 473., 475., 476. stb.) is. A tételek alkalmazhatóságát illetően a szabályzat 10. pontja kimondta ugyan, hogy az irattári tervben „szerepeltetni kell a tervrajzok, az okmánytárak, a dokumentációs központok, a nyilvántartások anyagát, a kép- és hangfelvételeket, a gépi adatfeldolgozó szalagokat, kartonokat” is, a minta-tervben ezek azonban nem szerepeltek. Nem véletlenül, hiszen ezek legtöbbször önálló „tárak” voltak, saját kezelési hagyományukkal, amelyek nem voltak beilleszthetők ebbe az „ügyfajtákra” épülő rendszerbe. A tételek kapcsán nem lehet elmenni az irattári tervből kirajzolódó vállalati kép mellett sem: a levéltárba adandó tételek köre főként az adminisztratív-működést szabályozó iratokra, illetve az intézmény egészét érintő tervekre, beszámolókra épült, ahol teljes mértékben elsikkadtak a vállalat belső működésére, a vállalati hierarchia különböző szintjeire vonatkozó információk vagy az egyes vállalati tevékenységi körök és funkciók – iratok szintjén is megragadható – részletei. Ugyanakkor a minta-terv olyan „tételekbe” sorolt ügyfajtákat minősített 15-20 év után levéltárba adandónak, amelyeket – ha a vállalat végrehajtja – a saját napi működését lehetetlenítette volna el például: átszervezés, névváltozatás, export-import ügyek (102.), nemzetközi szerződések, megállapodások (176.), gyártmányok műszaki dokumentációja (502.), házi szabványok terve, gyűjteménye, házi szabványosítás (504.) és a lista hosszan sorolható.

Köcze László