Levéltári Szemle, 70. (2020)
Levéltári Szemle, 70. (2020) 3. szám - Bényei Balázs: A levéltári törvény és végrehajtási rendeleteinek módosítása a gyakorlatban
19 2020/3. ▪ 5 – 21. a szervek részére érkező küldeményekre vonatkozóan a határidő számításának módjára vonatkozó kitétellel. A határidő számításának alapja eszerint lényegében a küldemény kézbesítettségének beállta, amely az iratkezelő szoftver automatikus érkeztetése esetén az érkeztetést követő munkánkkor, nem automatikus átvétel esetén pedig a letöltési igazolás feladó részére történő elküldésekor következik be. 50 Az érkeztetéshez kapcsolódó, de nem csupán az elektronikus ügyintézést érintő könnyítés, hogy a küldemények érkeztetése tekintetében azt nem legkésőbb az „érkezést követő első munkanap kezdetén”, hanem csak az érkezést követő első munkanapon kell érkeztetni. 51 Az irattározásra és a selejtezésre vonatkozó szabályok változása A szervek irattározására vonatkozóan 2020. július 1-i hatállyal két lényeges változás lépett hatályba. Az egyértelmű jogértelmezés érdekében rögzítették, hogy „a szerv a kiadmány egy hiteles példányát köteles irattárában az ügyirat részeként megőrizni.”52 Mivel a rendelet csupán a hitelességet tekinti feltételnek, ezen megőrzési kötelezettséget a szerv hiteles elektronikus másolat útján is teljesítheti, ha eleget tesz az erre vonatkozó feltételrendszernek. A másik elem egy gyakorlati problémából indul ki, mivel a kormányrendelet szerint a megőrzési időt az irat lezárásától kell számítani. A gyakorlatban sajnálatosan sok esetben elmaradt, illetve elmarad az ügyiratok lezárása. A levéltárak részéről egyfelől érdemesnek látszik ebben a tekintetben a szervellenőrzések során fokozott figyelemmel eljárni, a hiányos gyakorlat kiküszöbölése érdekében, másfelől szükségesnek látszott a probléma kezelésére vonatkozó szabály megalkotása. A kiegészítő rendelkezés értelmében, az ügyirat lezárásának hiányában, az utolsó ügyiratdarab keletkezésének időpontját kell a lezárás időpontjaként figyelembe venni. 53 Az Ltv. és a vhr-ek átfogó felülvizsgálatától függetlenül, részben azzal párhuzamosan készítették elő a selejtezési eljárások egyszerűsítését, és gyorsítását célzó módosítást, amelynek rendelkezései 2021. január 1-vel lépnek hatályba. 54 A módosítás érinti az irattárazás folyamatát amennyiben az irattárba adás dokumentálására és a visszakereshetőség biztosítására vonatkozó passzus mellett rögzítette, hogy az „ügyirat a szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt ügyintéző engedélyével kerülhet irattárba.” 55 50 Korm. rend. 22. §. E. ügy. tv. 58. § (3), E. ügy. Korm. rend. 73. § 51 Korm. rend. 34. § (1) (bevezette: Mód. Korm. rend. 11. §) 52 Korm. rend. 53. § (bevezette: Mód. Korm. rend. 8. §) 53 Korm. rend. 64. § (7) (bevezette: Mód. rend. 10. §) 54 Mód. Korm. rend. 2. 55 Mód. Korm. rend. 2 1. § A levéltári törvény és végrehajtási rendeletei
