Levéltári Szemle, 70. (2020)
Levéltári Szemle, 70. (2020) 3. szám - Bényei Balázs: A levéltári törvény és végrehajtási rendeleteinek módosítása a gyakorlatban
16 Levéltári Szemle 70. évf . A mintavételi eljárás és az irattári tételek meghatározása A mintavételi eljárást mint a maradandó értékű irattá nyilvánítás egy speciális formáját új elemként rögzítette az Ltv., valamint a végrehajtási rendeletek. A mintavétel lényege, hogy nem csupán teljes irattári tételek minősíthetőek maradandó értékűnek, de egyes ügyiratok maradandó értékűként történő kiemelésére is lehetőség van. 39 A szabályozás megteremti a reprezentatív mintavétel alkalmazásának egyértelmű jogszabályi hátterét, ugyanakkor a kiválasztás módját az illetékes levéltár feladatkörébe utalja. Az irattári tételek, illetve a selejtezhető köziratok megőrzési idejének meghatározásakor a GDPR előírásaival összhangban a személyes adatokat is tartalmazó tételek esetében a célhoz kötöttség elvével összhangban figyelembe kell venni, hogy ezen adatok megőrzése meddig szükséges. A hiteles másolatkészítési eljárásra vonatkozó szabályok pontosítása A hiteles másolatkészítési eljárás keretében azon szerveknek, amelyek az iratok megőrzésére irányuló kötelezettségüket hiteles elektronikus másolat útján kívánják teljesíteni, lehetőségük van meghatározott eljárásrend szerint ily módon eljárni. Az eljárásrend részletes szabályozására a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet módosításáról szóló 137/2019. (VI. 11.) Korm. rendelet keretében került sor. A felülvizsgálathoz kapcsolódó módosítások az egyértelműbb jogértelmezés elősegítését szolgálták, így módosult az Ltv. erre vonatkozó bekezdése. A megsemmisítési jegyzőkönyvre vonatkozó kitétel kikerült, mivel az részletes végrehajtásra vonatkozó, kormányrendeleti szintű szabályozásból következik, ugyanakkor a törvénybe beemelték a levéltár jóváhagyási jogát a maradandó értékű iratok papír alapú példányainak megsemmisítése tekintetében. A kormányrendelet erre vonatkozó szakaszát a megsemmisítések levéltári jóváhagyásának gyakorisága tekintetében egyértelműsítették. A szabályozás lényege, hogy hiteles másolat készítése, és annak elektronikus megőrzéséről való gondoskodást követően az eredeti papír alapú példánya megsemmisíthető, s ez nem tekintendő selejtezési eljárásnak. Ennek alapja, hogy a hiteles elektronikus másolat a papír alapúval egyenértékű. A gondoskodás tekintetében ugyanakkor biztosítani kell, az elektronikus iratok szabályszerű kezelésére vonatkozó feltételeket, így a majdani szabályos selejtezés és levéltári átadás lebonyolításának kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését , megváltoztatását, jogo sulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi (GDPR 4. cikk 12.) 39 Ltv. 3. § v), Ltv. 9. § (1) g), Korm. rend.11. § (1) (bevezette Mód. tv. 6. § (3), Mód tv. 8. § (2), Mód R1 2. §), Bényei Balázs
