Levéltári Szemle, 70. (2020)

Levéltári Szemle, 70. (2020) 1. szám - Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2019. évi munkájáról és ellenőrzési tapasztalatairól

19

2020/1. ▪

5

–

20.

■ Milyen formában vezeti a levéltár az iratanyag nyilvántartását? Ezek a nyilvántartások megfelelnek-e a R. 30 – 39. §-ában megfogalmazott követelményeknek?

A szakfelügyeleti jelentések a levéltári nyilvántartások kapcsán meglehetősen vegyes képet mutatnak. Néhány intézmény (Görögkatolikus Püspöki Levéltár, Piarista Levéltár, Váci Püspöki és Káptalani Levéltár, Református Zsinati Levéltár) példás rendben és naprakészen vezeti a R. előírásai szerinti kötelező nyilvántartásokat, de az intézmények többsége saját hagyományai szerint és általában hiányosan, nem aktualizálva tartja nyilván az iratanyag állapotváltozásait. Egységes levéltári nyilvántartó rendszer híján az egyes intézmények a maguk módján próbálnak megfelelni a R. előírásainak, valamint a kutatók és a fenntartó elvárásainak. Komoly elmaradások vannak a vizsgált intézményekben az iratanyagra vonatkozó adatok és segédletek internetes publikálásában, ugyanakkor például a Piarista Levéltár saját fondjegyzékén kívül az ARCA adatbázisban (arca.melte.hu) példaszerű alapossággal közzétette az iratanyagra vonatkozó sorozat- és tételszintű információkat is. ■ Végzett-e selejtezést a levéltár az elmúlt 5 évben saját iratanyagában? Ha igen, milyen iratokat érintett ez, és milyen eljárásrend szerint történt a selejtezés?

A megvizsgált 13 levéltár közül csak az Evangélikus Országos Levéltárban történt selejtezés az elmúlt években, s itt csak a Ráday utcai üzemi konyha iratanyagát selejtezték le, az eljárás nem érintett köziratokat. A szakfelügyelők minden esetben felhívták a figyelmet, hogy esetlegesen köziratokat is érintő selejtezés során kizárólag a R. 28. §-a alapján lehet eljárni.

■ Rendelkezik-e a levéltár elektronikusan keletkezett vagy digitalizált iratanyaggal? Ha igen, azt milyen formában kezeli, hogyan gondoskodik hosszú távú megőrzéséről? Érvényesülnek-e a R. 19. § (4)-(5) bekezdésében megfogalmazott feltételek?

Elektronikusan keletkezett irattal egyik megvizsgált levéltár sem rendelkezik jelenleg, az iratképző ilyen típusú iratairól egyedül a Református Zsinati Levéltárban tudtak adatokkal szolgálni. Ebben az esetben a Magyar Református Egyház maga végzi az archiválást egy központi szerveren, amelyhez a későbbiekben a levéltárnak hozzáférést fognak biztosítani. Valamilyen szintű digitalizálási munkálatokról és/vagy már digitalizált iratanyagról a 13 intézmény közül 11 adott számot, két levéltár (Szarvas-Ótemplomi Evangélikus Egyházközség Levéltára, Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár) azonban semmilyen digitalizált anyagot nem őriz. Az előbbi 11 levéltár általában maga őrzi és kezeli elektronizált iratait, de némelyek nagy digitalizálási, illetve közzétételi projektekben is részt vesznek (Forum Hungaricum, Őskereső, Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2019. évi munkájáról