Levéltári Szemle, 69. (2019)
Levéltári Szemle, 69. (2019) 4. szám - Boross István – Gerhard Péter – Horváth J. András – Laczlavik György – Lux Zoltán – Sipos András: Iratképzők – maradandó értékű iratok – levéltárak. Problématérkép
20 Levéltári Szemle 69. évf . II.5. Az elektronikus iratok, iratkezelés jelentette kihívás 1) Az elektronikus iratok hosszú távú megőrzését a jelenlegi jogszabályi rendelkezések előírják, ez azonban sok esetben írott malaszt marad, amit elsősorban a hardver- és szo?verkörnyezet változásai okoznak, illetve a nehéz tervezhetőség: az sem mérhető fel előre, hogy hosszú távon milyen irányú változások fognak lezajlani az informatika területén. Ide kapcsolódnak a tárolás problémái is (növekvő költségigények, mind a tárolás, mind az állományok átalakítása terén). Az átalakítás során problémát jelent az információveszteség veszélye. Az elavuló hardver- és szo?verkörnyezet kezelésének mindkét útja, azaz az eredeti környezet emulálása (az eredeti szo?verkörnyezet reprodukálása új környezetben), illetve a befogadott fájlok transzformálása/migrációja további problémákat vet fel: itt a migrációból adódó esetleges információveszteségre és az átvétel problémáira kell gondolni (szabványos átvétel költség- és munkaigénye). További problémák: a tulajdonjoggal korlátozott szo?verekben olvasható fájlok megőrzése, illetve a személyes adatok védelmének a kérdése. 2) A levéltár az esetek jó részében nem igazán tudja, hogy milyen digitális tartalmat keressen az iratképzőnél. A szervezetek különböző (igazgatási, vállalkozási stb.) informatikai rendszereket használnak szervezeti és szakmai tevékenységük támogatására. Ezek a rendszerek különbözőképpen vannak egymáshoz integrálva és az integráltságuk foka és módja is változik, de nem csak az egyre teljesebb integráltság irányában. Egyes funkciókat meglévő rendszerek továbbfejlesztésével integrálnak, egyes, már integrált funkciókat viszont önálló rendszerek implementálásával támogatnak, sok esetben a külső szabályozások módosítása következtében. A szervezetek irattárának sincs sok esetben rálátása, hogy a szervezeten belül hol és milyen elektronikus információgyűjtés és feldolgozás zajlik, az érintett rendszerek hogyan kapcsolódnak egymáshoz. Az IT részlegek és az információbiztonsági felelős nélkül egy szervezet adatvagyonának áttekintése már nem is lehetséges. 3) Arra mind rövid-, mind középtávon kicsi az esély, hogy a kisebb levéltárak hardver-, szo?ver- és tárolási kapacitásigények szempontjából, vagy az elektronikus iratok szakszerű kezelésének szempontjából a nagyobb levéltárakkal egyenértékűen felkészülhessenek az elektronikus iratok átvételére, ezért az elektronikus iratok átvétele kapcsán újragondolandó a levéltárak illetékességi körének meghatározása. Ehhez kapcsolódik az a probléma is, amikor több levéltár illetékességi körébe tartozó szervek iratai vagy nyilvántartásai egyetlen központi adatbázisban találhatóak meg. Ilyen esetekben is újragondolandó, hogy mely levéltáraknak kell átvenni és kezelni az ilyen adatbázisokat. Olyan javaslat kidolgozása szükséges, amelyik lehetővé teszi az adatállomány egyben való hosszú távú megőrzését, nyilván az erre inkább felkészült levéltárban, de amely hozzáférést biztosít az adatokhoz vagy az adatok adott köréhez a többi illetékes levéltár számára is. A feladat ráadásul eléggé összetett, és elég költségigényes is lehet. Boross–Gerhard–Horváth J.–Laczlavik–Lux–Sipos
