Levéltári Szemle, 69. (2019)

Levéltári Szemle, 69. (2019) 3. szám - Műhelymunkák - Boross István: A raktári jegyzék metamorfózisa

49

2019/3.

A fond- és állagszint leírása és az ügyiratszinten releváns adatok szabványos adatbázisba rendezése mellett a kettő között elhelyezkedő raktári jegyzékek rögzítése szabványosítás nélkül történt meg a Registrumot kiegészítő raktári jegyzék programban. Egyszerű adatbevitelt végezve, a papír alapú jegyzékek szerkezetét másolták le, mint ahogyan a szövegszerkesztővel készült raktári jegyzékek esetében is történt.

34 A raktári jegyzék a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV.13.) NKÖM rendeletben továbbra is a levéltári anyagról vezetett nyilvántartások között szerepel. Ekkor rögzítették először jogszabályban az áttekintő raktári jegyzék fogalmát és jellemzőit. Valamint a korábbról már ismertetett adattartalmú raktári jegyzék és az ideiglenes raktári jegyzék került be a rendeletbe. Egyetlen adatelem kopott ki az idők során az általános adatok közül: a raktári hely (épület, raktár, polc) megjelölése.

35 Nem véletlenül történt így, hiszen a praktikusabb raktári topográfia külön nyilvántartási segédlettípusként egyre több levéltárban tűnt fel, és egyre inkább elektronikus formában. A rendelet kimondja azt is, hogy „az áttekintő raktári jegyzék, a raktári jegyzék, az ideiglenes raktári jegyzék egy, a készítő aláírásával hitelesített példányát a fonddossziéban kell elhelyezni”. Visszautalva itt az előbbi gondolatra a számítógép-írógép párhuzamra, ez a rendelkezés megerősítette azt a felfogást, hogy a raktári jegyzékeknek elég a képét a számítógépen reprodukálni, legalábbis – úgy vélem – nem ösztönözte arra a levéltárosokat, hogy a számítástechnika adta lehetőségeket jobban kihasználják. Természetesen a realitásokról sem szabad megfeledkeznünk; a levéltárak többségének számítógépparkjai – különösen vidéken – még nagyon alacsony színvonalon álltak, sem a technikai, sem a személyi feltételek (informatikus alkalmazása, levéltárosok számítástechnikai ismeretei) nem tették lehetővé a raktári jegyzékek adatbázisba szervezésén való gondolkodást.

36 A Veszprém Megyei Levéltár számára óriási lépést jelentett, hogy 2005 végén egy állami támogatással felújított épületbe költözhetett.

37 A beruházás egyik legnagyobb eredménye volt, hogy egy korszerű számítógépes hálózatot kaptunk. Minden kolléga asztalára saját személyi számítógép került új távlatokat nyitva a levéltári munkában. Veszprémben 2007–2008 táján merült fel az igény az elektronikusan előállított raktári jegyzék házi reformjára. A dilemmánk az volt, hogy adatbázist építsünk vagy a Microso? Office irodai programcsomagban általánosan elérhető, és egyre inkább általunk is megismert és használatba vett Excel programra alapozzunk. Úgy láttuk, 34 Dr. Sipos András főosztályvezető (Budapest Főváros Levéltára) szíves közlése.

35 A megrendezett, elvileg végleges állapotú levéltári egységeket tartalmazó raktári jegyzék leggyakrabban változó eleme a raktári elhelyezés lehet, ami nem kedvez a jegyzék kezelésének, hiszen elvileg újra kellett volna gépelni változás esetén, ami a számítógép nélküli korszakban mindenképpen problémás volt. A veszprémi jegyzékeken is érzékelhetően elmaradt az idők során a raktári hely megjelölése.

36 Vö.: Künstler, 2005: 4–5.

37 A levéltári anyag költöztetésre való előkészítésében nagy segítségünkre volt a BFL Registrum programjának használata és a BFL-es kollégákkal a program átvétele kapcsán végzett konzultációk, valamint a Pest Megyei Levéltár költözési tapasztalatairól az ottani kollégákkal folytatott eszmecsere.

A raktári jegyzék metamorfózisa