Levéltári Szemle, 68. (2018)
Levéltári Szemle, 68. (2018) 3. szám - Műhelymunkák - Schmidt Anikó – Szabó Dorottya: Gyűjteményes napok (Collections Days) az MNL Országos Levéltárában
45 2018/3. napig folyamatosan zajlanak. A második Collection Day 16 rendezvény sikere annak is köszönhető, hogy a levéltár újfajta anyaggyűjtési módszert használt, a már említett digitális gyűjtést. A tulajdonosok ugyanis sokszor a rájuk hagyományozott vagy megszerzett iratoktól nem szeretnének véglegesen megválni. Arra azonban készséggel vállalkoznak, hogy dokumentumaikat digitalizálási céllal bemutassák. Egyes irathagyatékokhoz komoly érzelmek is kötődnek olykor, a keletkeztető személye vagy az iratokban foglalt tartalom miatt. Ez újabb akadálya lehet egy iratajándékozásnak, melyre a digitalizálás jó megoldást jelent. A Collection Day(s) digitális gyarapításainak tapasztalatai Egy átfogó iratgyűjtési nap, Collection Day(s) megszervezéséhez komoly infrastruktúra és munkaerő szükséges. A gyűjtés egyik fő mottója – és valószínűleg vonzereje – az volt ugyanis, hogy lehetőség szerint a bemutatott irat- és fényképes anyagokat helyben digitalizálja a levéltár, majd rögtön vissza is szolgáltatja a tulajdonosnak. Ezt az első Collection Days keretében meg tudtuk valósítani, de a másodiknál a jelentkezők komoly számára és a bemutatott iratanyagok terjedelmére való tekintettel csak az esetek kevesebb, mint felében sikerült. A többi iratanyagot átvételi elismervénnyel vettük át tulajdonosaiktól, meghatározott időtartamra, digitalizálásuk jelenleg is folyamatosan zajlik az MNL OL műhelyében. A szervezett iratgyűjtési nap lebonyolításakor egy olyan első üdvözlő asztalt állítottunk fel, ahol az ott ülő kollégák rögtön köszönthették a látogatót, felvették az alapadatait és koordinált ák az interjúztató asztalokhoz való eljutásukat. Ők ad tak sorszámot a bemutatott anyaghoz is. Az interjúztató asztaloknál általában két-két kolléga ült: egyik a beszélgetést vezette, a másik számítógépen rögzítette a hallottakat, hogy feltérképezhessék a bemutatott anyag provenienciáját, a keletkeztetők élet- és család történetét és megörökíts ék az elhangzottakat . A fentiek rögzítése után kerülhetett sor az iratanyag helyszíni digitalizálására vagy digitalizálási célú átvételére és annak egyeztetésére, hogy mikor adja vissza a levéltár a bemutatott anyagot. A dokumentálás ezzel még nem zárult le, hiszen a magániratokat bemutató tulajdonosok minden esetben rendelkeztek a képanyag közzétehetőségéről. Az erről szóló szerződéstervezetet is ekkor töltötték ki a kollégák, valamint itt volt érdemes egyeztetni azt is, hogy amennyiben a tulajdonos hozzájárul ahhoz, hogy a digitalizált iratanyag kikerüljön az MNL OL virtuális felületeire, ugyanez megtörténhet-e a partnerek – a második gyűjtőköri nap esetében a Nagy Háború Blog, a Fortepan és az Europeana – webes felületein is. 16 A májusi gyűjteményes alkalom kétnapos, míg a szeptemberi egynapos volt, ezért a májusit megkülönböztetőleg Collection Days-nek (többesszámban), a szeptemberit Collection Day-nek (egyesszámban) írjuk. Gyűjteményes napok
