Levéltári Szemle, 66. (2016)
Levéltári Szemle, 66. (2016) 2. szám - Forrás és érték - Boross István: Tervanyagok, műszaki dokumentációk átvétele és rendezése az MNL Veszprém Megyei Levéltárában
A tervanyagok, műszaki dokumentációk átvétele és rendezése… 39 2. Adatbázis építése: A következő nagyszabású munkafolyamat – a számítógép mint alapvető munkaeszköz vidéki levéltárakban való elterjedésével és a levéltári munkatársak számítástechnikai ismereteinek növekedésével – egy tervtári adatbázis létrehozása volt a 2000-es évek elején. 3. Tervtár rendezése: Végül a harmadik, konklúzióra érdemes nagy munkafolyamat a Veszprém városi tervtár átvétele és 2011–2012-es rendezése. Az ügyfelek és kutatók részére végzett adatszolgáltatás, illetve iratelőkészítés hozta azokat a tapasztalatokat, amelyek a tervdokumentációk belső feldolgozásának alappilléreivé váltak. Elsődleges szemponttá vált a „használati érték” felismerése. Elődeink a gyűjteményesítés és a levéltári selejtezés munkafolyamatainak kialakításakor nem a tervfajták szerinti szigorú osztályozás, vagy a hatósági eljárás útjának mindenáron való követése mentén gondolkodtak. 12 Természetesen a proveniencia elvét a hatósági engedélyezési tervek esetében egyáltalán nem hagyták figyelmen kívül, ezek a tervanyagok a hivatal által kialakított/ideálisan kialakítandó rendben kerültek levéltári elhelyezésre az adott szerv fondjában. Tapasztalati tény volt az is, hogy a selejtezés megkerülhetetlen. A selejtezési folyamat kidolgozására az iratátvételkor követett „mély merítés” módszere, valamint az iratképzők anyagában a több példányban készült tervek tükröződése miatt volt szükség. Az elvi hozzáállást itt is a rugalmasság, a darabszintű átvizsgálás, és nem a sematikus megoldásokra való törekvés jellemezte. A Veszprém Megyei Levéltárban őrzött tervdokumentációk a következő két nagy csoportra oszthatók: Hatósági engedélyezési tervdokumentációk, illetve építtetők tervdokumentációi Gyűjteményesített, illetve gyűjteményesíthető tervdokumentációk. A hatósági engedélyezési terveket mindig a hatáskörrel adott időben felruházott iratképző szerv fondjában elhelyezve találjuk, a szerv iktatott iratai között, esetleg külön iratsorozatba, állagba rendezve. A gyűjteményesíthető tervdokumentációk körébe betekintésre készült másolati példányok, többes példányok, tervező vállalatok eredeti pausztervei, 13 építtetők (megrendelők és fenntartók), beruházók kiviteli tervei egyaránt beletartozhatnak. A gyűjteményesítés folyamatos, ezért vannak még nem kiemelt állományok is a még nem megrendezett gyarapodások között. Az alábbi táblázat mutatja, hogy mely fondok iratai milyen mennyiségi adatokkal tartoznak egyik, illetve másik kategóriába. A hatósági engedélyezési tervek oszlopának alsó felét azért jelölték meg más színnel, mert ezek az 12 Egy párhuzamos példa napjainkból: Az Eötvös Károly Megyei Könyvtár 1997-es felújítási tervének közelmúltban történt keresése során sem az építtető-fenntartó, sem a hatósági engedélyezést végző szerv nem tudott olyan megfelelő dokumentációt találni irattárában, amely segíthette volna az akut beázás megszüntetését. A levéltárba két éve adta be Marton Ferenc statikus mérnök özvegye férje hagyatékát, ebben találtunk rá a szükséges talajmechanikai szakvéleményre. (MNL VeML 28/2013. gyar.sz. Marton Ferenc és a Marton és Szilas Tervező Iroda iratai) 13 Valójában innen eredt a gyűjteményesítés gondolata is, mivel az eredeti pauszrajzokat A/1 formátumban, számrendben vette át a levéltár a tervezővállalattól.
