Levéltári Szemle, 66. (2016)
Levéltári Szemle, 66. (2016) 2. szám - Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2015. évi munkájáról
Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2015. évi munkájáról 11 levéltárak személyi állományában történő fluktuáció miatt – mindenképpen hasznos támpontot jelentenek a folyamat áttekinthetősége és fenntarthatósága szempontjából. Különösen igaz ez az elhúzódó, több éven keresztül zajló rendezési munkálatok eseté- ben. Kiemelendő, hogy nem csak kisebb létszámú levéltárak hagyják figyelmen kívül a rendelet ezen előírását: a jelentések szerint a vizsgált időszakban kilenc megyei levéltárban sem készültek rendezési tervek az efféle munkálatok megkezdése előtt. Ez utóbbi esetekben a levéltárvezetők általában azzal magyarázták a rendezési tervek hiá- nyát, hogy egyéb feladataik miatt, illetve személyi okokból csak az aktuálisan átvett iratanyagok ellenőrző rendezésére van kapacitásuk, vagy pedig a rendezéseket az elmúlt évek gyakorlatának megfelelően azonos alapelvek alapján, elsősorban az eredeti irattári rend visszaállítása céljából végzik. Hangsúlyozandó, hogy a vizsgálat idején érvényes, illetve a jelenlegi szakmai követelményrendelet sem tesz különbséget a rendezési munkálatok jellege alapján, így a levéltáraknak minden ilyen feladatot dokumentáltan, rendezési tervek alapján kell végeznie. Fontos kiemelni ezen előírás jelentőségét, mivel a rendezések ellenőrizhetősége és átláthatósága a későbbiekben alapvetően befolyásolja az iratanyag kezelhetőségét. Az ellenőrzött levéltárak döntő többségében különböző mélységű rendezési munkálatok zajlottak 2010 és 2015 között. Általános tendenciaként megemlíthető, hogy leggyakrabban az újonnan átvett iratanyagok kontrollrendezését, vagy az aktuálisan beszállított, rendezetlen iratanyagok esetében az eredeti irattári rend rekonstrukcióját végezték el a levéltárosok. Mindez leginkább a 20. század második felének taná- csi, illetve pártiratait, kisebb mértékben pedig a bekerült személyi hagyatékokat érintette, ez utóbbi esetben természetesen a pertinencia alapján történő tárgyi csoportok kialakítása volt a rendezési munkálatok alapelve. Az elvégzett vagy folyamatban lévő rendezések okai között a levéltárvezetők a fenti okok mellett leggyakrabban a fokozott kutatói igényeket, az ügyfélszolgálati, adatszolgáltatási feladatok hatékonyabb ellátását, a digitalizálásra való előkészítést, esetenként pedig a fenntartó speciális igényeit emlí- tették leggyakrabban. A felmérések tapasztalatai szerint a rendezési munkák végeztével lényegében mindenütt frissítették vagy elkészítették a szakmai követelményekről szóló rendelet előírásai szerinti raktári jegyzékeket. Külön vizsgálati szempont volt, hogy a levéltárakban a rendezési munkálatok együtt jártak-e a levéltári anyag selejtezésével is. Ez a kérdés azért is időszerű, mert a közlevéltárak jelentős része küzd komoly raktározási nehézségekkel, ezen a helyzeten pedig a selejtezés – különösen a tanácsi iratokban fennmaradt, igen nagy mennyiségű duplumpéldányok eltávolítása jelenthet átmeneti segítséget. A 2015. évi vizsgálat azt mutatta ki, hogy 2010 és 2014 között a közlevéltárak többségében – a negyvenhat közlevéltárból huszonnyolcban – egyáltalán nem végeztek selejtezést. Ez az adat bizonyos esetekben abból fakad, hogy az adott intézmény eredményes gyűjtőterületi munkája következtében csak rendezett és selejtezett iratanyagok kerültek be a levéltárba, sok esetben azonban a levéltárvezetők tájékoztatása szerint az intézmény személy kapacitásai nem tették lehetővé a rendkívül időigényes és felelősségteljes selejtezési feladatok elvégzését. Az Ellenőrzési Terv alapján a szakfelügyelők megvizsgálták a 10/2002 (IV.13.) NKÖM rendelet 43.§ (2) szerinti tájékoztatási célú segédletek készítésének tendenciá-
