Levéltári Szemle, 66. (2016)

Levéltári Szemle, 66. (2016) 2. szám - Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2015. évi munkájáról

Cseh Gergő Bendegúz 6 A vizsgálatokról készült jelentéseket a levéltár vezetőjének esetleges kiegészítő véleményével együtt a szakfelügyelők megküldték a vezető szakfelügyelőnek, aki azt – saját

megjegyzéseivel együtt – továbbította a levéltár fenntartójának. A 2015. évi Ellenőrzési Terv tartalmazta még egy célvizsgálat lefolytatását a Kisgazda Örökség és Levéltár Alapítvány Kisgazda Levéltárában, azonban az illetékes

szakfelügyelőnek sokszori próbálkozásra sem sikerült felvennie a kapcsolatot a levéltár

illetékeseivel. A fenti okok miatt a célvizsgálatot 2016-ra halasztotta a szakfelügyelet. Az év során kizárólag az éves Ellenőrzési Tervben megfogalmazott vizsgálatokat

végezte el a szakfelügyelet, az Emberi Erőforrások Minisztériuma rendkívüli vizsgálat

lefolytatására nem adott utasítást. A Levéltári Szakfelügyelet másik fontos feladatköre a levéltári selejtezések ellenőrzése és jóváhagyása. 2015-ben összesen 16 esetben érkezett selejtezési terv illetve

selejtezési jegyzőkönyv az illetékes szakfelügyelőkhöz (alkalmanként több is), akik ezt véleményezték (szükség esetén ellenőrizték vagy módosításukat kezdeményezték),

majd a jogszabályoknak megfelelő terveket és jegyzőkönyveket javaslatukkal együtt továbbították jóváhagyásra a vezető szakfelügyelőnek. A szakfelügyelet pénzügyi helyzete és infrastrukturális ellátottsága a Minisztérium

támogatásának, valamint a Magyar Nemzeti Levéltár együttműködésének köszönhető-

en az év során mindvégig stabil és biztosított volt. A levéltári szakfelügyelet 2015. évi munkaprogramját a vezető szakfelügyelő (dr. Cseh Gergő Bendegúz), kilenc közlevéltári szakfelügyelő (Batalka Krisztina, Katona Klára, dr. Kovács Melinda, Tóth Eszter, dr. Csízi István, Káli Csaba, dr. Melega Miklós, Sáfár Gyula, dr. Sipos András), két magánlevéltári szakfelügyelő (dr. Lakatos Andor, dr. Szabadi István) és a szakfelügyeleti titkár (Vetró Ferencné) hajtotta végre. Közlevéltárak ellenőrzése Az Ellenőrzési Terv a 2015. évre a közlevéltárak esetében két feladatot határozott

meg: az első, tavaszi ellenőrzés nem igényelt helyszíni vizsgálatot, míg a második félévi

vizsgálat elvégzéséhez a szakfelügyelőnek mindenképpen személyesen kellett ellátogatnia az adott intézménybe. Ennek a munkabeosztásnak alapvetően kettős oka volt:

egyfelől takarékossági szempontok indokolták a tavaszi „távvizsgálatot”, másfelől viszont a szakfelügyelőnek az érdemi vizsgálat elvégzéséhez legalább egyszer feltétlenül

a helyszínen kellett tájékozódnia az előzetesen megadott témakörökkel kapcsolatban. Az Ellenőrzési Terv – melyet az év elején minden levéltár részére postáztunk – a kö-

vetkező vizsgálati célokat tartalmazta a közlevéltárak számára: Az I. félévi vizsgálat tematikája az adott intézmény internetes szolgáltatásainak

állapota és adattartalma volt, beleértve a honlap általános jellemzőit, az ügyfél- és kutatószolgálati információk napra kész állapotát, az elérhető levéltári segédletek körét és aktualizáltságát, a honlapon lévő adatbázisok rövid bemutatását, illetve az oldal interaktivitását, valamint a közösségi média igénybevételét a levéltár kommunikációs tevékenységében.