Levéltári Szemle, 65. (2015)
Levéltári Szemle, 65. (2015) 3. szám - Forrás és érték - Keresztes Csaba: Az 1945 utáni művelődési jellegű fondok kutatásának lehetőségei az MNL Országos Levéltárában
Keresztes Csaba más, hasonló célú nyilvántartási iratok segítségével folyt eddig a feltáró munka, és történhet még egy jó ideig. A művelődési terület legfontosabb dokumentumait az első fejezetben elsőként ismertetett minisztériumi fondszerkezet tartalmazza, és mivel a kutatási esetek többsége is ezekre esik, célszerű ezért ezek kutatásának a módozatait sorra venni. Az 1945 és 1949 között meglehetősen pontos és szakszerű adminisztrációt alkalmaztak a minisztériumban, a bekerülő iratok valódi ügyiratokká váltak. Iktatókönyvet és hozzá tartozó mutatókönyvet vezettek (évenként), szervezeti egységenként külön- külön. E segédkönyvek viszonylag pontos és használható vezetése miatt a különféle kereséseknél alapvetően ezeket kell ma is használni, akár a levéltáros keres hivatali ügyben, akár magánszemély gyűjt adatokat kutatási témájában. Mivel ezeket az iktatott iratokat egy meglehetősen bonyolult tételrendszer alapján (vagyis: tárgyi-témaköri csoportosításban) helyezték el, sem a tételmegnevezések alapján, sem pedig az ennek mintájára kialakított raktári jegyzékből nem igazán lehet könnyen kikérnie egy kutatónak a számára érdekes és együvé tartozó iratokat. Legcélszerűbb megoldás a név-, hely és tárgymutatókönyvekből kigyűjtött, bármilyen mennyiségű iktatószámot folyamatosan kikérni.4 Az ötvenes évek irataiban nehezebb a hozzáférés az adatokhoz. 1949-ben bevezették a közigazgatási rendszámos iratkezelést, majd 1952-ben ennek átalakított változatát, a csoportszámos rendszert. Az iratok decimális alapú nyilvántartási számot kaptak, az iktatókönyvek használata megszűnt. Minden minisztériumban, illetve a főhatóságok többségénél 1957-ig ezt a rendszert alkalmazták. E speciális iratkezelés során keletkezett iratanyagok kutatásának lehetőségeit, a legalkalmasabb módszereket szinte minden esetben a levéltárosnak személyesen kell megmagyaráznia, a legjobb írásbeli „mankót” pedig a jól kialakított struktúrájú, pontos raktári jegyzékek jelentik. Az 1958. évtől viszont visszaállt az iktatókönyv—mutatókönyv párosán alapuló iratkezelés. A (Művelődésügyi) Minisztérium anyagát alapvetően a viszonylag jól vezetett mutatókönyvek segítségével lehet megismerni. Ezeknek a mutatókönyveknek a használata elengedheteden, és elsőbbséget élvez a teljes anyagok kiemelésénél. Minden korabeli minisztériumi főosztály egy-egy állag lett a levéltári rendben, és az említett segédkönyvekkel majdnem mindegyik hiánytalanul rendelkezik. Ezek az állagok, levéltári szakkifejezéssel élve, középszinten rendezettek, s a szintén alkalmazott tételszámok emelkedő sorrendjében épülnek fel. A rendelkezésre álló raktári jegyzékek többsége ezeket az egyébként általánosan megfogalmazott, könnyen kutathatónak nem nevezhető tételmegnevezéseket tartalmazza. Hasonlóképpen épül fel az 1974 és 1980 között működő két különvált tárca, az Oktatási-, illetve a Kulturális Minisztérium anyaga. A korabeli segédletek ebben az esetben is a keresés és a kutatói munka az alapját jelentik. Az 1980-tól tevékenykedő Művelődési Minisztérium iratanyagát a korábbiaknál részletesebb kialakítású és megnevezésű tételekbe tagolták, a kutatók a raktári jegyzé4 A kiemeléseket, az iktatókönyv adatai alapján, a levéltárakban alkalmazott kezelő végzi, ő vezeti le a számokat a végső tételszám megismeréséig, a raktári egység azonosításáig. Ez a teljes raktári egységkiemelésnél valamivel hosszadalmasabb munkát jelent, ellenben elkerülhetetlen. 28
