Levéltári Szemle, 65. (2015)
Levéltári Szemle, 65. (2015) 3. szám - Kitüntetettek - Kocsis Piroska: Szakmai koordinációs megbeszélések a Magyar Nemzeti Levéltárban
Kocsis Piroska SZAKMAI KOORDINÁCIÓS MEGBESZÉLÉSEK A MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁRBAN 2014. OKTÓBER - 2015. MÁJUS A Magyar Nemzeti Levéltár (MNL) Szakmai Koordinációs Központjának részeként működő Módszertani, Továbbképzési és Iratkezelés-felügyeleti Koordinációs Osztály (MOTIKO vagy Módszertani Osztály) feladatkörébe tartozik a szakmai koordináció. Ennek keretében 2014 őszén szakmai koordinációs megbeszélések sorozatát indította el, amelyek elsődleges célja a közös szakmai álláspont kialakítása és egységes szabályozás kidolgozása volt annak érdekében, hogy az MNL központi szervezeti egységei és tagintézményei lehetőség szerint hasonlóan magas színvonalon lássák el feladataikat. A 2012. október 1-jén végrehajtott levéltári szervezeti integráció jelentős változást hozott a levéltárak életében. Az integráció lehetővé tette az egységes központi irányítást, ugyanakkor megkönnyítette, hogy a megyei levéltárak közvetlenül is részt vegyenek a döntések előkészítésében, és a szakmai követelmények érvényesítése érdekében véleményt formáljanak a szakmai szervezetek által kidolgozott módszertani ajánlásokról és egyéb segédanyagokról. Ezt kihasználva, 2014 őszén, Budapest Főváros Levéltára munkatársainak kezdeményezésére a Módszertani Osztály a megyei levéltárak közreműködésével összegyűjtötte azokat a szakmai problémákat, amelyek napjaink megoldásra váró levéltári gondjait tükrözik, és amelyek megtárgyalását a legfontosabbnak ítélték. Ezzel indultak útjukra a szakmai koordinációs megbeszélések, amelyek kezdetben kizárólag az MNL belső fórumaként működtek. A koordinációs megbeszélések módszertanaként első lépésben az összegyűjtött témák fontossági sorrendjét határozták meg, de egyúttal megállapították: az ad hoc jellegű kérdések megtárgyalása minden esetben előnyt élvez. A koordinációs megbeszélések személyes konzultációs lehetőségét nehezíti a tag- intézmények közötti földrajzi távolság, éppen ezért már kezdetektől a megyei igazgatói értekezletekkel kötötték össze őket. Az igazgatói értekezletre eljuttatott meghívó mellett a Módszertani Osztály is küld meghívólevelet, összefoglalva a megbeszélendő témához előzetesen felvetett kérdéseket. Amennyiben a megbeszélésen valamely levéltár nem tudja képviseltetni magát, akkor az adott koordinációs megbeszélés témakörében kialakított álláspontját írásban kifejtve küldheti meg a szakmai koordinációs megbeszélés referensének. Az így elküldött véleményeket az egyes témakörök megtárgyalásakor a referens felolvassa a jelenlévőknek. A negyedik szakmai koordinációs megbeszélésre konzultációs céllal immáron meghívást kaptak a témában szintén érintett Budapest 9
