Levéltári Szemle, 64. (2014)
Levéltári Szemle, 64. (2014) 1. szám - A levéltárak és az üzleti szféra együttműködése, finanszírozási módszerek, bevételtermelő megoldások, digitalizálás és on-line szolgáltatások - CZETZ BALÁZS – SCHRAMEK LÁSZLÓ – VAJK ÁDÁM: Finanszírozási rendszerek. A levéltár és a vállalkozói szféra kapcsolata: közös projektek, üzleti megoldások
A levéltárak és az üzleti szféra együttműködése… 80 get folytatnak , azt csupán szakmai érdeklődésből és nem anyagi előnyök kedvé ért teszik. E z elsősorban a digitalizálás terén igaz , ahol a jelentkező szabad kapacitás kihasználása v é- gett a z Országos L evéltár Koppenhágában az elmúlt években vállalatok részére digitalizált iratanyagot. Elmondásuk szerint a projekt elsősorban szakmai k ihívást jelentett, új típusú feladatok elé állította a kollégákat, akik a munkafolyamatok során később jól hasznosítható tudásra tettek szert, az anyagi ellentételezés nem játszott kiemelkedő szerepet a munka e lvállalása során. A nemzeti levéltár rendszer esen tart továbbképzéseket az iratképzők munkatársai számára. A digitális iratok, illetve a hagyományos papír alapú dokumentumok levéltárba adásának témakörében rendezett tréningek térítéskötelesek. A levéltár, felismerve azt, hogy saját érdeke is az iratk épzők felkészítése, információkkal ellátása, igyekszik a képzéseket mindenki számára elérhetővé tenni. A 2013as 4500 koronás (mintegy 180 000 Ft) részv é- teli díjat 2014re radikálisan, a felére csökkentették és 2100 koronában (84 000 Ft) szabták meg az öss zeget. A havi rendszerességgel megrendez ett tréningek eltérő tematikájúak és hosszúságúak (fél- egynaposak), közös bennük, hogy a résztvevőket bátorítják az aktív részvételre, a problémák feltárására. A levéltár munkatársai ellentételezés nélkül vesznek ré szt a képzések lebonyolításában, a költségek a teremhasználatból, a segédanyagokból és az étkezési díjakból állnak össze. A tréningeket angol minta alapján vezették be, ám attól eltérően nem foglalkozik főállású, profi team a képzések szervezésével, a tema tika összeá llításával, a résztvevők beszervezésével. Ezek a munkák a levéltárosok feladatkörébe ta rtoznak. Rendszeresen tartanak emellett ingyenes tanfolyamokat is a szélesebb közönség számára, ezeken jellemzően a levéltárhasználatot mutatják be. Szintén i ngyenesek az éve nte egykét alkalommal tartott konferenciák is, ahol a vezetőknek, döntéshozóknak és a szakapparátusnak mutatják be a levéltári rendszert, értékelik a dán iratkezelés állapotát, elemzik a fejlődési irányokat, lehetőségeket. A képzések, okta tások alapvetően nem profi torientáltak, a költségtérítésesek esetében is csupán a dologi költségek ellentételezését kérik a résztvevőktől, nem törekednek a bevételtermelésre. A Dán Gazdasági Levéltár mintegy 50 km iratanyaggal rendelkezik, elsősorban a dán gazdaság számára fontos üzleti szereplők, vállalatok és gazdasági szervek iratait gyűjti. Az iratképzők önkéntes alapon adják be a dokumentumokat a levéltárba, ezért nagyon fontos a személyes kapcsolat és a meggyőző erő a levéltárosok részéről. Az átvétel re váró ira tanyag sok esetben rendezetlen állapotban van, így a levéltárosoknak elsőként rendezni kell, majd azt követően dönteni az átvételről. Ezt a tevékenységet szolgáltatásként is végzik, de nem elsősorban a bevétel miatt, hanem a későbbi átvétel remé nyében. Itt is utolérhető az a szemlélet, hogy a levéltár nem bevételtermelő vállalkozás, hanem állami fenntartású kö zgyűjtemény. Az állami levéltárban térítés ellenében lehetőség van pluszszolgáltatások igénybevétel é- re, jellemzően reprográfiai szolgáltatá sokra. Másolatokat lehet megrendelni papíralapon, vagy digitális formában CDre írva. A fényképez és saját géppel engedélyezett és nem ké rnek érte pénzt, sőt van, ahol állványt is lehet bérelni a fényképezést megkönnyítendő. A kutatótermekben ingyenes vezet ék nélküli hálózat áll a kutatók rendelkezésére, amelyet korlátozás nélkül használhatnak. A digitalizált iratok nagy része elérhető online is, természetesen térítés nélkül. Olya nra is volt számtalan precedens, hogy a még nem digitalizált anyagot kutatói ké résre digital izálták és elérhetővé tették. A digitalizálás során amúgy is figyelembe veszik az iratanyag „népszerűségét” és a sokat és sokak által használt anyagokat digitalizálják elsőként. Alapv e-
