Levéltári Szemle, 64. (2014)
Levéltári Szemle, 64. (2014) 1. szám - Az intézményi profil vizsgálata, levéltári rendszerek - BOROSS ISTVÁN – MIKÓ ZSUZSANNA: Az intézményi profil vizsgálata, a levéltári rendszer és intézménymenedzsment Dániában
Az intézmény profil vizsgálata, levéltári rendszerek 17 Az első feladatkör (A) gyakorlati megvalósítását m egismerhettük az Iratátvételi és Iratért é- kelési Osztályon töltött napunk során. Kirsten Villadsen Kristmar osztályvezetőtől és munk atársaitól prezentációk és szakmai beszélgetések során átfogó képet kaptunk az iratértékelés és iratátvétel, a tesztelés és h osszú távú megőrzés, a hozzáférés kérdéseiről, különösen s okat hallottunk a dán elevéltári rendszer működésének különböző aspektusairól. A digitális tudatosság (digital awareness) elvének erősítésére külön programot dolgoztak ki, ennek k eretében aktívan l épnek fel az iratképzők körében. Jette Holmstr øm Kjellberg levéltáros koll é- ganő előadásában elmondta, hogy a hagyományos kapcsolattartási módok (telefon, email, írásos útmutatók, honlap) mellett 2011 óta kevésbé szokványos egynapos továbbképzés eket, 2013tól kapcsolatépítő meetingeket is szerveznek. Fontosnak tartják a kapcsolati háló kiépítését, a folyamatos dialógust az iratképzők képviselőivel. Voltaképpen a gyűjtőterületi munka általunk is jól ismert problémáit igyekeznek a levéltáron kívül megoldani, preventív módon próbálják az iratképzőket a helyes iratkezelés felé terelni. Nyilvánvaló haszna ennek a tevékenységnek, hogy a már levéltárba került iratok rendezése, feldolgozása kevesebb l evéltáron belüli munkával fog járni az átvételt követően. Például a papíralapú iratokból a műanyag- és fémkapcsokat már az iratképzőkkel eltávolíttatják az átvétel előtt. Különösen fontos ez a tevékenység az eiratok esetében, hiszen az állami szerveknek szabványosított módon, a levéltárnak megfelelő formátumban kell áta dniuk a dokumentumokat. A form á- tumot a levéltár határozza meg, miután a levéltári törvény a levéltárnak adta a szabványok megállapításának jogát. Az állami szervek öt év után kötelesek átadni elektronikus irataikat az Állami Levéltárnak. Az elektronikus ir atokat az egész ország területéről Koppenhág á- ban veszik át, a papíralapú iratokat a Koppenhágában műkö dő iratképzők az Országos Levéltárnak, a regionális állami szervek az illetékes tartományi levéltárnak adják át. Az ira tátvételek mértékével kapcsolatban Asbjørn Hellum főigazgató kijelentette, ma már jelent ő- sebb az eiratok átvétele. Alátámasztásul elmondta, hogy évi 7000 iratfolyóméter papíral apú irat kerül be az Állami Levéltár egészébe, ugyanakkor 910 Terabyte eiratot vesz nek át, ami 10 000 ifm papíra lapú iratnak felel meg. Az Iratátvételi és Iratértékelési Osztály 60 f ő- vel működik. Ha a 300 fős állományhoz viszonyítjuk az itteni létszámot (20%), látható, hogy milyen erős a records management területe az intézményen belül. A digitális örökség megőrzésé nek másik oldala a papíralapú iratok digitalizálása és hozzáférhetővé tétele. Erről részletesen a későbbiekben még szó lesz. Itt annyit érdemes megemlíteni, hogy 2013ban 58 Terabyte digitális állományt őriz a levéltár, 2016ra a 75 Terabyteot tervezik el érni. A biztonságos, hosszú távú megőrzés kidolgozott gyakorlat szerint történik. Folyamatos tesztelések mellett az adatok új adathordozókra való átírását rendszeresen elvégzik. Mi nden digitális dokumentumból 3 példány készül, amelyek közül kettőt őriz a z Országos L evéltár, egy példányt pedig a Országos Könyvtárban ( Rigsbibliotek ) helyeznek el. A keret megállapodásban meghatározott második feladatkör a tájékoztatás és bemutatás (B), amely a levéltári szolgáltatások fejlesztésén keresztül a társadalom minél szélesebb rétegeinek elérését hivatott erősíteni. A mai világban ezt a célt nyilvánvalóan a digitális eszközök, digitális közlési csatornák jobb kihasználásával lehet megvalósítani. Ilyenek a honlap, az elektronikus nyilvántartások és a levéltári tartalmat szolgáltató adatbázisok, a közösségi oldalak használata, vagy a bekapcsolódás a nemzetközi rendszerekbe. A digitális levéltári állomány közkinccsé tétele Dániában a korábbi évtizedek munkájára épül, ez a kulcsa az impozáns eredményeknek. Odenseben találha tó a Dán Állami Levéltár egyik érdekes színfoltja, a Dansk Data Arkiv (DDA), azaz a Dán Digitális L evéltár. Jó példa ez arra, hogy egy Dánia méretű kis országban sem feltétlenül kell minden országos hatókörrel rendelkező intézményrészt, feladatkört a fővárosban
