Levéltári Szemle, 64. (2014)
Levéltári Szemle, 64. (2014) 2. szám - KÁLI CSABA: A közigazgatási és intézményi szerkezet – átalakításból adódó újabb feladatok az iratkezelés közlevéltári ellenőrzésében, valamint az értékhatár-vizsgálatban
Káli Csaba 12 egy épületben nyert elhelyezést, de az irattárról csak meglehetősen homályos elképz elések voltak, valamiféle közös helyiségben gondolkodtak, ami nem szentségtörés, de fizikai adottságai miatt, nem kellő odafigyelés mellett, magában rejti az iratok kever edésének veszélyét. Ez azonban mégsem jelentett olyan azo nnal megoldandó és a mu nka hatékonyságát napi szinten rontó problémát, mint például az iratkezelési sz a bályzat hiánya. Az ellenőrzés idején, a mely áprilisban zajlott, még nem volt érvényes, közpo ntilag kiadott egységes iratkezelési szabályzata a járási sze rveknek, minekutána termész etesen nem rendelkeztek megfelelő iktatóprogrammal sem. Szerencsére a hivatali sz emélyzet jól felkészült, rutinos közigazgatási szakemberekből áll, de az említett tárgyi kellékek hiánya okozhat „némi” zavart az iratkezelésben, az iratok rendszerez é sében. Az új iratképző szerveket illetően a legtöbb odafigyelést a tanügyi igazgatás új elemei, a tankerületek igénylik. Míg a járási hivatalok problémáinak megoldását lény egesen segíti az a tény, hogy ott alapvetően közigazgatási szake mberek dolgoznak, addig ez a tankerületekről már nem mondható el. A vezetők szinte mindenhol, de a beos ztott munkatársak jelentős része is a közoktatásból érkezett, ahol az iratkezelésnek ab ovo kisebb volt a res pektje, tekintettel arra, hogy – szemben a k özigazgatással – nem az volt a munkájuk tárgya. A tankerületi vezetők ennél fogva sokkal jobban rászoru lnak a levéltárosi szaktanácsadásra, amelyet egyébként, felismerve korlátaikat szívesen is fogadnak. Az iratkezelés – remél jük kezdeti és gyorsan enyhülő – fogyatékosságainak szimptómai egyébként megegyeztek a járási szakigazgatási szerveknél tapasztaltakkal. A (kör)jegyzőségek helyébe lépő (közös) önkorm ányzati hivatalok vészelték át – levéltári szemszögből – legjobban, szinte zökkenőmentesen a változáso kat, ami val ahol természetes, hisz en ezek nem teljesen új képződmények , és a személyzet is megf elelő közigazgatási rutinnal rendelkezik. Itt a legnagyobb problémát a megszűnt jogelőd hivatalok iratainak megfelelő kezelése, az új helyre való átszállítása kö rül előáll ható bonyodalmak, illetve, ha azok egyelőre a régi épületben maradnak, a biztonság os őrz é- si, kezelési körülménye k megteremtése jelenti. MAGYAR FERENCES LEVÉLTÁR A Magyar Ferences Levéltár, mint a magyarországi ferencesség forrásainak legfont osa bb gyűjtőhelye, a Magyarok Nagyasszonya Ferences Rendtart o mány és jogelődeinek iratait gyűjti. Jelenleg mintegy 85 – 90 ifm iratanyaggal rendelkezik, ami folyamatosan gyarapodik az állami levéltárakból visszaérkező ferences ir a tokkal és a Rendtartomány levél tárérett irataival. A Levéltár első oklevele 1261ből származik; Mohács előtti okl eveles gyűjteményünk 110 darabból áll, am e lyek többnyire pápai oklevelek. Az 1757ben létrejött Kapisztrán Rendtartomány iratai mellett a Salvatoriánus, a Bo s nyákBányavidéki (BosniaArgentina) iratainak nagy részét is őrzi, valamint a Szent Lászl ó- ról nevezett Rendtartomány néhány dokumentumát. A levéltár a rendtartomány(ok) központi vezetésének iratain kívül az egyes rendházak iratait és a rend tagjainak irath agyatékát is őrz i. Az iratanyag hányatott sorsa miatt és az állami levéltárakból történt iratátvétel okán jelenleg rendezés alatt áll, de egyes fondjairól és állagairól rendelkezé sre áll ismertető jegyzék.
