Levéltári Szemle, 63. (2013)
Levéltári Szemle, 63. (2013) 1. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - KOCSIS PIROSKA: Hatvanéves a csoportszámos iktatás
Kocsis Piroska 68 ahol előfeltételei nem egy vonatkozásban még nincsenek biztosítva, használatát nem kell erőltetni” vagy „meg kell találni […] a módját annak, hogy hogyan és mikor lehet alkalmazni” 60 Nem biztosították az irattárosok rendszeres szakmai képzését, továbbképzését. Az iktatási, irattározási fegyelem gyengesége, a rendszer bonyolultsága, nehézsége, a fluktuáció, az idegenkedés az új iktatás bevezetésétől, az alacsony fizetések, melyek nem ösztönöztek a minőségi munkára, mind-mind hozzájárultak, és ha nem is közvetve, de közvetlenül okozói voltak az új iktatási rendszer bukásának. A nemtörődömség, hanyagság és gondatlanság sem segítette elő a rendszer működését. Már a csoportszámos rendszer kidolgozója, Otlet is leszögezte, hogy az iratkezelő személyzetet nem szabad gyakran változtatni, mert „ez az eszköze annak, hogy az iratkezelés egységét biztosíthassuk”. 61 A csoportszámos iktatás szerint kezelt iratoknak a szervnél való kezelése az irat védelme szempontjából is komoly problémákat vetett fel, mivel voltak helyek, ahol egyszerűen felhagytak az iktatással, s „a levéltárak szorongva gondoltak arra az időpontra, amikor majd az ily mó- don kezelt iratanyag a levéltári kezelésbe fog kerülni”. 62 A levéltárakat ugyanis nem hagyták érzéketlenül azok az állapotok, amelyek a majdan levéltári őrizetbe kerülő iratanyag állapotát tükrözték. A levéltárak az egyes szervek iratkezelésének és irattárainak rendszeres és módszeres ellenőrzésekor próbáltak intézkedni az észlelt hiányosságok, visszásságok, felfedezett mulasztá- sok megszüntetéséről, azonban a vezetők nem vállaltak felelősséget elődeik hanyag és szakértelmet nélkülöző munkájáért. A hibák kijavítására adott javaslatok, utasítások csak jelzések maradtak az adott szerv felé, s a levéltárak csak akkor szembesültek a valós helyzettel, amikor a csoportszámos (és közigazgatási rendszámos) iratok a levéltárba kerültek. 63 Külön problémaként merült fel, hogy a hidegháború éveiben az iratok, az adatok biztonsá- gos megőrzésére különösen nagy hangsúlyt fektettek. A csoportszámos iktatási rendszerben viszont könnyen bizonytalanná válhatott az, hogy hol, milyen csoportszám alatt vettek nyilvántartásba valamely iratot. Az akkor gyakran hangoztatott „éberség” követelményének tehát egyre kevésbé felelt meg ez a rendszer. 64 A papírtakarékosság miatt az összetartozó iratoknál nem használtak megfelelő borítólapot, palliumot. Emiatt az összefüggő anyag már egy év alatt sok helyen szétesett. Tévedésekre vezetett az iratkapcsolás is, ha tartalmilag fontos ügyet kapcsoltak tárgyilag és tartalmilag nem fontos ügyhöz, és ezt nem tüntették fel a kartonok, akkor az ügydarab elveszett. Az iratkapcsolás legnagyobb akadálya maga az iktatás volt, mert az iktatók a gyakori változás miatt mutató hiá- nyában azt sem tudták, hogy korábban milyen csoportba került egy régebbi ügy. A csoportszámos iktatás megszüntetése Az 1945 utáni alkalmazott két iratkezelési rendszer, a közigazgatási számrendszer és a csoportszámos iktatás „a közigazgatás demokratizálásának jegyében” született. Mindkét iktatási rendszer bevezetése jelentős kísérlet volt a modern ügyiratkezelési technika meghonosítására. A csoportszámos iktatás bevezetése a rendszámos iktatás hátrányait és a nem teljesen decimális rendszer okozta besorolási nehézségek kiküszöbölését célozta. A gyakorlat azonban nem igazolta a rendszerhez fűzött elképzeléseket. Nem valósult meg az iratok áttekintő nyilvántartása, vagyis az egységes iktatás és mutatózás. Az ügykezelők az iktatás–irattározás során számtalan hibát vétettek, túl sok és több esetben önkényesen alkalmazták a csoportszámokat. Az ügyiratkezeléssel foglalkozó szakemberek is elismerték, hogy ez a rendszer a nagy létszámú és forgalmú, jól képzett káderekkel rendelkező szerv igényeit, lehetőségeit tartotta szem előtt. Többen 60 VÖRÖS, 178–179. 61 VÁGÓ, 1962. 97. 62 BORSA, 1955. 201. 63 HADNAGY–TABA, 1960. 67–70. 64 Ezt a kérdést az 1950-es évek elején bevezetett titkos ügykezelés révén próbálták áthidalni. Ennek következtében az ügyiratkezelés egy szerven belüli egysége megosztottá vált.
