Levéltári Szemle, 63. (2013)
Levéltári Szemle, 63. (2013) 1. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - KOCSIS PIROSKA: Hatvanéves a csoportszámos iktatás
Hatvanéves a csoportszámos iktatatás 65 A csoportszám iktatási, irattározási rendszere A csoportszámos iktatás lényege, hogy azonos irattípusokat hoz létre, illetve az azonos irattípusoknak megfelelően azonos számokkal gazdálkodik. A csoportszámos iktatásnál nem használtak iktatókönyveket, hanem ügyirat nyilvántartó lapokra iktattak, melynek hivatalos elnevezése „nyilvántartólap” volt. A nyilvántartólapra (azaz az iktatólapra) jegyezték fel az irattal, illetve az üggyel kapcsolatos minden adatot a beérkezéstől a selejtezésig. A lap tetején található négy kü- lönálló rovatba írták a csoportszámot, a külön jelzést (levelezőpartner betűjét stb.), a csoportszám tárgyát és az előadó nevét. Az iktatás a csoportszámos iratkezelési rendszer esetében is ugyanúgy történt, mint a közigazgatási számrendszernél, azzal az eltéréssel, hogy a nyilvántartó lapokon az ügyirat minden iratváltását alszámokkal látták el, amit a korábbi rendszer csak az ötödik iratváltástól kezdve, vagyis csak az iratjegyzék igénybevétele esetén írt elő kötelezően. A nyilvántartó lapokat az év első munkanapján nyitották meg, és év utolsó napján zárták le. Ha a három számjegy nem volt elegendő az ügykörök tagolására, további csoportosítás jelölésére újabb számokat, esetleg az ábécé betűit használták. Az elintézett ügyiratokat a csoportszámok növekvő rendjében, illetve az ezeken belül esetlegesen alkalmazott alfabetikus sorrendben helyezték irattárba. Hogy a hasonló témájú ügyek egymás közelében legyenek, a főcsoportszám volt a meghatározó, másodsorban a csoport, majd az alcsoport jelzőszámait vették figyelembe. Az iktatáshoz nem használtak iktatókönyveket, hanem ügyirat nyilvántartó lapokat, valamint iratjegyzék nyilvántartó lapokat 44 és gyűjtőíveket. 45 A mutatót a tárgyszámok helyettesítették, ezért nem mutatóztak, bár elvileg nem zárták ki a mutató használatának lehetőségét. Ennek hiánya sok esetben helyrehozhatatlan hibák sorozatát vetette fel. A csoportszámos iratkezelésnek számos előnye volt, különösen a közigazgatási számrendszerrel szemben. A csoportszámokat az egyes szervek mindenkori igényének megfelelően szabadon lehetett formálni, bővíteni. A tárgyi (funkcionális) elvet követte, ami lehetővé tette, hogy a funkciókat, ügyköröket ne kelljen átcsoportosítani, ha egy-egy közigazgatási átszervezés történt. Az egyes tárgyak decimális rendszerbe sorolása is következetesebb volt. Átszervezések, egy-egy ügykör más szervhez kerülése esetén az irattár különösebb „felbolygatása” nélkül lehetett kiválasztani és átadni a jogutód szervnek az ügykörhöz tartozó iratokat, nyilvántartásaikkal együtt. Meg kell azonban jegyeznünk, hogy ez az „előny” az iratoknak a levéltárba történt bekerülésük után sok bonyodalmat okozott, mivel gyakran csak nehezen lehet megállapítani az iratok egy-egy csoportjáról (pl. a személyzeti ügyeknél), hogy ténylegesen mely szerv működése során keletkeztek, illetve, hogy valamely szerv egyes ügyköreinek iratai mely más szerv irataiban találhatók. A csoportszámos iktatás hibái A csoportszámos iktatásnak a közigazgatási számrendszer bírálatára kellett volna felépülnie, azonban nem gyűjtötték össze a hibákra vonatkozó tapasztalatokat. Ahogyan a közigazgatási számrendszernél, itt sem kérték ki az irattárosok, levéltárosok, igazgatási szakemberek vélemé- nyét. Az elhamarkodott és nem kellőképpen átgondolt intézkedés bevezetése nem vette figyelembe sem a szocialista, sem a kapitalista országokban alkalmazott iratkezelési gyakorlat elveit és tapasztalatait. A csoportszámos iktatáshoz kiadott Útmutató I. részének 4. bekezdése fogalmazta meg a csoportszámos iratkezelés célját, mely szerint „az államigazgatási szerveknél tervszerű, gazdaságos, egyszerű és egyöntetű iratnyilvántartást, iratkezelési módszert” kell alkal- 44 Az iratjegyzék nyilvántartó lapokat akkor használták, amikor több ügy egy intézkedéssel befejeződött, iratváltásra nem volt szükség, vagy éppen sok iratváltás esetén, amikor az iktatólap négy rovata nem volt elegendő ezek nyilvántartására. 45 A gyűjtőíveken a körrendeletekre beérkezett válaszokat, az adatgyűjtéseket, az időszaki eseményeket tartották nyilván. Természetesen a külön gyűjtőíven nyilvántartásba vett válaszokat, jelenségeket nem volt szabad külön-külön iktatni, hanem a gyűjtőíven szereplő ügyszám (csoportszám) alatt sorszámmal ellátva kellett nyilvántartani.
