Levéltári Szemle, 63. (2013)

Levéltári Szemle, 63. (2013) 1. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - KOCSIS PIROSKA: Hatvanéves a csoportszámos iktatás

Hatvanéves a csoportszámos iktatatás 63 élén. Az egypártrendszer alapján álló új államberendezkedés a centralizált államszervezet és a

közigazgatás az irattári rend átalakítását is igényelte.

32 A csoportszámos iktatási rendszerre vonatkozó 178/1951. (IX. 30.) MT számú minisztertanácsi rendelet „Az állami szervek iratainak csoportszámos nyilvántartásáról” című rendeleté-

ben foglalkozott 1951. szeptember 30-án először. Az 1. § szigorúan előírta, hogy „1. § (1) Az

államhatalom és az államigazgatás szervei, intézete és intézményei irataikat a közigazgatási

számrendszer helyébe lépő csoportszámok szerint kötelesek nyilvántartani (iktatni), kezelni és

irattárban megőrizni”. A továbbiakban az 1. § (4) pontja arról rendelkezett, hogy „a csoportszámokat az érdekelt miniszterekkel egyetértésben a belügyminiszter állapítja meg”.

33 A 2. §

még azt is elrendelte, hogy az iktatás új rendje 1952. január 1-jén lép életbe, és „a bevezetés létszámemeléssel és költségtöbblettel nem járhat”. A 4. § pedig intézkedett a rendelet végrehajtá-

sáról és annak keretében a csoportszámok továbbfejlesztéséről, kiegészítéséről, a csoportszá-

mos iratkezelést ismertető útmutató kiadásáról, a tapasztalatcsere megszervezéséről, s végül a

gyakorlati alkalmazás folyamán felmerülő kérdések összehangolt rendezéséről, melyről a belügyminiszternek kell gondoskodnia. A belügyminiszter a „tennivalókról minden év október hó

1. napjáig a Népgazdasági Tanácsnak jelentést tenni, illetőleg javaslatot előterjeszteni köteles”

A rendelet hatálya „az államügyészségekre és a honvédügyészségekre” nem terjedt ki. A rendelet hatálybalépésével a 69/1948. (XI. 14.) és a 341/1949. (VII. 17.) számú minisztertanács hatá-

rozat hatályát vesztette.

34 A rendeletet több minisztérium megismételte, s 1951. október 9-én a Pénzügyi Közlöny 62.

száma is kiadta, majd december 12-én a Belügyminisztérium megjelentette a végrehajtási utasí-

tást 0.004-18/1951. I. BM szám alatt,

35 és kiadta a csoportszámokat tartalmazó részletes kezelési útmutatót az új rendszer használatára vonatkozóan. Az útmutató többek között megállapí-

totta, hogy a közigazgatási számrendszer bevezetése nem javította meg az ügyvitelt, ahogy azt annak idején feltételezték. Az iratok tárgy szerinti nyilvántartását azért sem tudták megvalósítani, mert a számrendszer túlnyomóan a polgári közigazgatás szervezeti beosztására épült, holott

a tárgy szerinti nyilvántartás megteremtése helyes törekvés volt. A csoportszámos iratkezelés elvi alapjait a Népgazdasági Tanács 402/1950. sz. határozatá-

ban megadott szempontok alapján az Állam- és Jogtudományi Intézet dolgozta ki. A kidolgozott iratkezelési rendszer lényege az iratok előre megadott decimális rendszer

36 szerinti tematikus csoportosítása volt. A minisztertanácsi rendelet mellékleteként kiadott Útmutató I/1. fejezetében megállapította, hogy „a csoportszámos iratkezelés lényege az ügyiratoknak tervszerűen,

előre megállapított jelzőszámok sorrendjében csoportosított nyilvántartása, kezelése és irattári

megőrzése. A nyilvántartás alapja csoportszám”. A csoportszámok az államigazgatás és a gazdaságirányítás fogalmainak logikus rendszerét

jelentették – szemben a közigazgatási számokkal –, mivel nem igazodtak egyik szervhez, illetve ezek ügybeosztásához sem. A számoknak megfelelő főcsoportok és csoportok függetlenek voltak a miniszteriális reszortoktól, azok kiválasztásában kizárólag a tárgyi szempont érvényesült.

Egyetlen szervnek sem volt önálló, kizárólag saját használatára szolgáló csoportszáma. Iratai- 32 1950. december 16-án a korábbi 15-ről 17-re nőtt a minisztériumok száma. 1951-ben ismét változások történtek a

kormányban, 1952. január 5-én újabb minisztériumokat szerveztek, ekkor számuk 17-ről 23-ra emelkedett hat miniszté-

rium kettéosztásával. 33 Magyar Közlöny, 1951. 142. sz. 34 MNL OL XIX–A–83–a–398/8. 1951. augusztus 24. 35 Belügyi Közlöny, 28. sz. 1951. december 12. 36 A decimális rendszer Amerikából indult ki. Lényegében Melvil Dewey-től (1851–1931) származik, aki e rendszer

alapját 1873-ban dolgozta ki, s eredményeit 1876-ban publikálta. A tízes számrendszer Európában 1895-ben tűnt fel, s

először Brüsszelben alkalmazták. A decimális rendszer eredetileg nem az iratok iktatásának módszerét kívánta megváltoztatni, hanem kizárólag a könyvtárak használatára készült, s a könyvek beosztásánál jól áttekinthető rendet alakított

ki. Az iratkezelésnél az iratokat létrehozó szerv jellege, a gazdaság szervezetében elfoglalt helyzete, az irat funkciója, majd tárgya, s nem utolsó sorban tartalma befolyásolják az iratok részére biztosított számok alkalmazását. S ez a nagy

különbség teszi illuzórikussá azt a törekvést, hogy a könyvtári gyakorlatot teljes egészében alkalmazzák az iratkezelésre.