Levéltári Szemle, 63. (2013)
Levéltári Szemle, 63. (2013) 1. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - KOCSIS PIROSKA: Hatvanéves a csoportszámos iktatás
Hatvanéves a csoportszámos iktatatás 61 vezetésre 1949/50-ben”, ugyanakkor nem volt figyelemmel a kalendáriumi évre, az időegység háttérbe szorult, s a tárgyi tagolás rendjének évtől független kiépítésére törekedett. 19 A közigazgatási számrendszeren alapuló iktatási és irattározási rendszer tehát nem érte el eredeti célját, mivel az iratok útjának egyszerűsítését és áttekinthetőségét nem tudta megvalósí- tani. Ugyanakkor az iktatásban elkövetett hibák és a merev strukturális elv is hozzájárult buká- sához, ami szükségessé tette a rendszer átdolgozását, helyesbítését. Házi Árpád 20 belügyminiszter 1951. augusztus 21-én előterjesztést készített a Minisztertanácshoz, melyben a 402/23/1950. N. T. számú határozatával elrendelte a közigazgatási számrendszer átdolgozását „az érdekelt miniszterekkel, a Népgazdasági Tanács titkárságával és az Országos Tervhivatal bevonásával”. Ugyanakkor indítványozta, hogy a „sok félreértésre okot adó „»Közigazgatási számrendszer« elnevezés helyett az egyszerűbb és a célt jobban kifejező »Csoportszám» elnevezés” használatát. 21 A Botár-féle rendszert tehát 1951-ben átdolgozták, és továbbfejlesztett változataként vezették be a csoportszámos iratkezelést 1952-ben már minden államhatalmi és államigazgatási szervnél, intézetnél és intézménynél, a bíróságok és ügyészségek kivételével. Csoportszámos iktatás A csoportszámos iktatás tudományos rendszerezője Paul Otlet 22 belga jogász és könyvtártudós volt, aki kidolgozta a decimális rendszernek iratkezelésre való alkalmazását. Rendszerét a tőkés fejlődéssel párhuzamosan kialakult bonyolult ügyigazgatásból menekülő ésszerűsítési törekvé- sek keltették életre, mivel a kapitalista országokban olyan új iktatási formák után kutattak, melyek nagyobb áttekintést biztosítanak az iratok fölött. A könyvtári rendszerhez hasonlóan az irattári tizedes rendszernek is az volt a lényege, hogy „az illető iratképző szerv tevékenységét számba véve tervet készítsenek, amely az ügyeket tiszta tárgyi alapon tíz kategóriára, ezeket ismét tíz–tíz kisebb kategóriára bontja. 23 Paul Otlet „Manuel de la documentation administrative” című, 1923-ban megjelent munká- jában kifejtette, hogy a tízes számrendszeren belül megállapított fix számok az iratok iktatásánál „a szükségletnek megfelelően kisajátított keret számára eszközt biztosítanak”. Elméletében abból indult ki, hogy „a könyv és iratanyag között csupán alárendelt jellegű formai különbség van, s ennek következtében a könyvtárak számára elfogadott tizedes szakrendszer az irattárak osztá- lyozásánál is joggal alkalmazható”. 24 Ezen elmélet okfejtései alapján a decimális rendszert elő- ször a „Holland városok Szövetsége” 25 vezette be 1923 táján, s azzal egyidejűleg, bizonyos mó- dosításokkal, a Szovjetunióban is alkalmazni kezdték, majd a két világháború között egyes kapitalista országok (Belgium, Hollandia, Franciaország, USA stb.) is ezt az iktatási formát részesítették előnyben. Magyarországon a polgári korszakban is foglalkoztak a tizedes szakrendszer alkalmazásának gondolatával. Gárdonyi Albert 26 a Levéltári Közlemények hasábjain, 1927-ben megjelent „Re- 19 B ORSA , 1954. 49. 20 Házi Árpád (1908 – 1970), szabómunkás, politikus. 1951. április 20tól 1952. november 14éig belügyminiszter. 21 MNL OL XIX–A–83–a–398/8. 1951. augusztus 24. 22 Paul Marie Ghislain Otlet (1868–1944) belga jogász és könyvtártudós, valamint Henry La Fontaine (1853–1943) jogász fejlesztette ki az amerikai Melvil Dewey tizedes osztályozásából azt a katalogizálási rendszert, amely az Egyetemes Tizedes Osztályozás (ETO) elnevezést kapta. A rendszer felsorolta az összes lehetséges témakört és annak al-témaköreit, és ezekhez kódszámokat rendelt. Mindketten egy világkönyvtár létrehozását támogatták, és ők voltak a Nemzetközi Bibliográfiai Intézet megalapítói. 23 VARGA, 1952. 10. 24 GÁRDONYI, 1927. 257. 25 Az irattárak tudományos osztályozásának a gondolata a hollandoktól származik, akik irattáraikban ugyanazt a tizedes szakrendszert honosították meg, ami a könyvtárakban is használatos. 26 Gárdonyi Albert (1874–1946). Pályáját könyvtárosként kezdte az Országos Széchényi Könyvtárban, majd 1911-től a Fővárosi Levéltár munkatársa, 1914–1935 között vezetője. Kutatásai segítségével találták meg 1913-ban a magyar jakobinusok sírját.
