Levéltári Szemle, 63. (2013)
Levéltári Szemle, 63. (2013) 2. szám - FEHÉR CSABA: Két felmérés – két eredmény: a Magyar Nemzeti Levéltár és Budapest Főváros Levéltára elektronikus adatvagyon felmérésének eredményei és tanulságai
Fehér Csaba 14 A MOL illetékességi területén felmért terjedelmi adatok viszont lenyűgözőnek – vagy talán inkább riasztónak (?) – hatnak... Hiszen ilyen mennyiség tárolásáról nem volt szó, erre lényegében „nem rendezkedett be” a projekt. A BFL-nél leírtakat ismételve annyi kommentárt fűzhetünk a kimutatáshoz, hogy az elmúlt fél évtizedben hatványozódtak a mennyiségi adatok. S ebben az esetben is igaz, hogy a maradandó értékű iratok mennyisége ennél azért jóval kisebb, továbbá nem túl nagy az iratátadási hajlandóság sem, illetve a szabványos formátumok és átadás feltételei sem adottak még. Elektronikus iratfajtánként elkülönítve a vizsgálati eredményeket, intézményi bontásban az alábbi adatokat kapjuk: Az iktatás és dokumentumkezelés adatait az ITA sajnos összevontan kezelte, ezért kénytelenek voltunk a FLEXUS eredményeit is összeadni. Az adatbázis-adatokat az együttábrázolás kedvéért egy tizedessel rövidítettük, ellenkező esetben a MOL oszlopa tízszerese lenne a jelenleginek. Érdekes, hogy az iktatás, illetve ügyiratkezelés terén jóval nagyobb gyűjtőterülettel rendelkező MOL adatai „csupán” háromszor haladják meg a fővárosét, ami a fővárosi szervek magasabb szintű informatikai felkészültségére enged következtetni. A hang és kép e-dokumentumok esetében viszont gyakorlatilag egyenlőségről beszélhetünk, amelynek magyarázatát nem igazán leljük. Elképzelhető, hogy a MOL-os felmérésből ezek kimaradtak, s az iratképzők sem látták ezen adatok rögzítésének különösebb jelentőségét (?). Az adatbázisok területén elsöprő eredményeket produkált az országos gyűjtőterület, amelynek magyarázatát a sok központilag futtatott nyilvántartás-jellegű rendszer adja. Ugyanez áll az e-mailek mennyiségi adatának hátterében is, hiszen az ügyfelekkel folytatott kommunikáció jórésze is ma már elektronikusan folyik.
