Levéltári Szemle, 62. (2012)

Levéltári Szemle, 62. (2012) 3. szám - DISPUTA - ZSIDI VILMOS: Szakdolgozat - irat, kézirat?

5 kdo Igo —irat, kézirat? Disputa lyen alapon tárolnánk közlevéltárban? Nem jutunk sokkal messzebbre, ha az okirat meghatározással próbálkozunk. Az okirat az eljárásjogokban olyan bizonyítási eszköz, amely a benne foglalt tények, adatok, nyilatkozatok, körülmények, cselekmények valóságát bizonyítja. A közokirat pedig olyan dokumentum, amit hatáskörében eljárva bíróság, közjegyző vagy más hatóság állított ki. Minden egyéb okmány magánokiratnak minősül.

1

4 Könnyen belátható, hogy a szakdolgozat nem ezt a funkciót tölü be, a szerző jog amúgy is kizárja ezt az érvényesülési lehetőséget. A probléma nemcsak elméleti síkon jelentkezik, hanem a gyakorlatban is: számos alkalommal keresik meg az egyetemi levéltárat fenntartó intézményük részéről, hogy a szakdolgozatok selejtezését jóváhagyassák. Ha nem minősül iratnak a dokumentum, akkor természetesen nem teljesítheti a kérést a levéltáros. A könyvtárak pedig azzal utasítják el a fölösleges („duplum") példányok szelekciójának jóváhagyását, hogy csak olyan dokumentumokat selejtezhetnek, amelyeket korábban állományba vettek. így, jobb megoldás híján dokumentálatlanul kerülnek zúzdába a régi szakdolgozatok. Általában a nagyobb hallgatói létszámú intézményekben jelent ez problémát, ahol több ezres nagyságrendben keletkeznek dolgozatok. A kisebb intézmények könnyebben tárolják, akár évtizedekre visszamenően is a diplomamunkákat. A Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség az Egyetemi Könyvtárigazgatók Kollégiuma közös fórumot szentelt a témának 2012 júniusában az Emberi Erőforrás Minisztérium Könyvtári Osztályának, valamint Levéltári Osztályának részvételével.

1

5 A tanácskozás célja az eszmecsere, egymás álláspontjának megismerése volt, valamint egy közös ajánlás elkészítése a Magyar Rektori Konferencia számára a szakdolgozatokkal kapcsolatos nyitott kérdések tisztázására. A rendezvényen ismertette e sorok írója a fent már említett a kérdőívre érkezett válaszokat.

1

6 A levéltárak által megadott adatokból az derül ki, hogy szakdolgozatot, diplomadolgozatot mindössze két helyen őriznek papír alapon, két helyen pedig elektronikusan. Ellenben a kapcsolódó iratfajtákból (pl. bírálat) a felsőoktatási levéltárak egyharmadában őriznek 54,97 ifm-nyi iratanyagot az 1952-2002. közötti időből. (Csak összehasonlításként: a doktori, PhD dolgozatokkal, cselekményekkel kapcsolatos iratokat a felsőoktatási levéltárak közel kétharmadában összesen 100 ifm terjedelemben őriznek az említett időszakból.) A szakdolgozat tétel jelenleg a Szent István Egyetem, a Szegedi Tudományegyetem, valamint a Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem irattári tervében szerepel. A SZIE-n öt év, a BME-n 15 év őrzés után selejtezhető, a Szegeden helyben őrzendőként van jelölve. Vagyis központi útmutatás nélkül az intézmények maguk határoznak a besorolásról és az őrzési időről. Szakdolgozatok selejtezésről készült jegyzőkönyveket a Szent István Egyetem Kosáry Domokos Könyvtár és Levéltár hagy jóvá. A fórumon elhangzott, hogy a szakdolgozat készítése a hallgatói jogviszonyból keletkező 1

4 Vö. Okirat a magyar jogban, Wikipédia, 2012. június 10-ei letöltés. 1

5 A fórum 2012. június 25-én zajlott le a Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Könyvtárában. 1

6 1. Az 1973—2012 között hatályos egyetemi irattári tervekben szerepelnek-e szakdolgozatokkal (beleértve a BA, MA dolgozatokat) kapcsolatos tételek (pl. szakdolgozat/záródolgozat/diplomadolgozat, témaválasztással kapcsolatos iratok, bírálat)? /Via igen, akkor tételes felsorolást kérünk, a^őr^ési időfeltüntetésével!/. 2. A hatályos egyetemi irattári tervben szerepelnek-e doktori, PhD dolgozatokkal kapcsolatos tételek? IHa igen, akkor tételesfelsorvlást kérünk, a? őrlési idő feltüntetésével!/ 3. Létezik-e az egyetemen szakdolgozatok őrzésével, selejtezésével, használatával (betekintés) kapcsolatos külön szabályzat?/ Kéljük mellékelve vagy linkelve!/ 4. Őriz-e a levéltár szakdolgozatokat, BA, MA dolgozatokat, illetve doktori, PhD dolgozatokat?(évkor, darabszám/ifm) 5. Őriz-e a levéltár szakdolgozatokkal, BA, MA dolgozattal kapcsolatos iratokat, illetve doktori, PhD dolgozatokkal kapcsolatos iratokat? (ívkör, ifm) 6. Őriz-e a levéltár elektronikus formában (pl. CD, DVD) szak-, záró-, vagy diplomadolgozatokat, illetve doktori vagy PhD dolgozatokat?^/'^"/-, darabszám) 7. Hagy-e jóvá a levéltár szakdolgozatokról készült selejtezési jegyzőkönyveket? 19