Levéltári Szemle, 60. (2010)

Levéltári Szemle, 60. (2010) 1. szám - JELENTÉSEK, BESZÁMOLÓK - Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2009. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatai-ról (LAKOS JÁNOS)

Lakos János megfelelő saját fondrendszer szerint sorolják be fondjaikat. Ez a szisztéma a 2000. évi egyetemi integráció következtében — úgy tűnik — elavulttá vált, ezért több levéltár új rendszer kialakítását tervezi. Megalakulásától számítva egy évtizedig nem végezte el fondjainak rendszerbe sorolását Tatabánya Város Levéltára. E hiányosság 2006-ban végre megszűnt. 2009-ben még nem volt végleges fondbesorolási szisztéma a Pécsi és a Szegedi Tudományegyetem levéltárában. A Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár korábban összekuszálódott rendszere teljes revízióra szorul, amely másfél-két éve megkezdődött. A területi általános levéltárakban zavart okozott „A Levéltári Kollégium 2. sz. ajánlása" címmel 2004-ben közreadott dokumentum a fondfőcsoport-rendszerben végrehajtandó változásokról. [Megjegyzem, hogy hivatalos ajánlást a vonatkozó rendelet értelmében a Magyar Országos Levéltár adhat ki a Levéltári Kollégium egyetértésével és a levéltári anyag védelmének ágazati irányítását ellátó minisztérium (előzetes) jóváhagyásával. így a hivatkozott dokumentum nem tekinthető ajánlásnak, mert azt nem a Magyar Országos Levéltár adta ki, és a minisztérium sem hagyta jóvá.] A fondfőcsoportokba sorolás megkönnyítésére példatár közreadását is ígérték, de éveken át ennek csak ideiglenes változata(i) állt(ak) rendelkezésre. A levéltárak zöme, várva a végleges példatárra, máig nem tudta/akarta elvégezni az átjelzetelési munkát. (A példatárra várakozás szerepet játszott az e-Archivum elektronikus nyilvántartás feltöltésének elhúzódásában is — lásd alább.) A szakfelügyelet a levéltári rendelési munkák végzésében egy vonatkozásban tárt fel szabálytalanságokat: a levéltárak jelentős részében hosszabb-rövidebb ideig nem érvényesült az az előírás, hog}

7 „rendezést írásban rögzített és az illetékes szakmai vezető által jóváhagyott rendezési terv alapján lehet végezni". 2009-re javult a helyzet, de két megyei, két városi levéltár és az egyetemi levéltárak nagyobb része még mindig jogszabályt sértett. A segédletek készítése terén kiemelésre kívánkozik, hogy a fond- és állagjegyzék, mint alapvető segédlet a levéltárak túlnyomó részében viszonylag friss változatban rendelkezésre áll, azonban kevés intézményben sikerült a naprakész állapotot elérni. Fontos tény, hogy az info-kommunikációs eszközök terjedésével megkezdődött és máris komoly eredményeket hozott a levéltárak adatbázis-építő és digitalizálási tevékenysége. E téren elsősorban a BFL és az ABTL munkásságát kell kiemelni, de más intézményekben is figyelemre méltó munka folyik (példaként említem az egyetemi levéltárak hallgatói adatbázist építő munkáját). Megjegyzem, hogy a szakfelügyelet 2010-ben vizsgálja meg az adatbázisépítés helyzetét. b) Levéltári selejtezés A Szakmai rendelet előírja, hogy a levéltár állományába tartozó iratanyagban selejtezést végezni csak előzetesen készült és a minisztérium által — a szakfelügyelet véleménye alapján — jóváhagyott selejtezési terv alapján szabad (kivéve, ha hatályban lévő jogszabály által kiadott, vagy hivatalos ajánlásként közzétett selejtezési ügykörjegyzék rendelkezésre áll). A selejtezésről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet a levéltár a szakfelügyelet útján terjeszt fel jóváhagyásra. Az ún. durva (formai alapú), iratselejtezésrőX 2002 előtt nem kellett sem selejtezési tervet, sem jegyzőkönyvet felvenni, ilyen selejtezést nem kellett jóváhagyatni. 2002 után ezt a kivételt megszüntette a Szakmai rendelet. Innen eredt a szabálytalanságok egyik fajtája: néhány levéltár mind a mai napig saját hatáskörében dönt a durva selejtezésről. Előfordult az is, hogy komoly értékelést igénylő selejtezést is engedély nélkül végeztek. 46