Levéltári Szemle, 60. (2010)

Levéltári Szemle, 60. (2010) 3. szám - SZABÓ CSABA: AZ olcsóbb közigazgatás és a levéltár esete (tanmese)

S^abó Csaba tettük,

1 véleményem szerint reális megoldási lehetőséget kínál a Magyar Országos Levéltár raktárgondjaira és a közfeladatot ellátó szerveknél keletkezett köziratok elhelyezésére. Az állami szervek az általuk keletkeztetett tekintélyes mennyiségű irat megőrzésére és kezelésére általában két lehetőség közül választhatnak. Vagy a saját épületeikben, saját apparátus által kezelt irattárakban helyezik el irataikat, vagy pedig egy külsős (magán)vállalkozást bíznak meg a feladattal. Magyarországon a rendszerváltozást követően szinte azonnal alakultak olyan magántársaságok, amelyek fő tevékenységi köre iratok, gyakran köziratok őrzése, kezelése volt. Az állami iratok őrzéséért, kezeléséért szerződéses keretek közt milliókat fizetnek ki a megbízók. Álságosnak tartom, hog}' egy állami szerv, egy minisztérium bérirattároztatja és bérkezelteti köziratait az állam (adófizetők) pénzén. Azonban elgondolkodtató az is, hog}' valóban a leginkább költséghatékony megoldás-e a frekventált belvárosi területeken, a minisztériumok épületében, esetieg bérelt ingadanokban a saját köztisztviselői apparátus által kezelt irattárak fenntartása. Levéltári tapasztalat, hogy a napi feladatok miatt általában nincs idő az iratok levéltári átadására, vagy akár selejtezésre történő megfelelő előkészítésére. Ilyenkor ismét magánvállalkozást keresnek, amelyek vitatható színvonalon, de busás haszon fejében végzik el a rendezést. Hartmut Weber, a Bundesarchiv elnöke mondta egy alkalommal, hogy a Német Szövetségi Köztársaságban úgy vált általánossá az átmeneti levéltár intézménye, hogy a szövetségi levéltár megkereste és meggyőzte a két legjelentősebb szövetségi hivatalt (a Bundeskanzleiamt-ot és az Innenministerium-ot) az átmeneti levéltár eredményességéről, majd két év múlva valamennyi szövetségi minisztérium és hivatal csadakozott a rendszerhez. Magyarországon sem „ördögtől való" az átmeneti levéltár, a Honvédelmi Minisztérium sikeresen működteti a Hadtörténelmi Levéltárat és Irattárat, egészen pontosan a VII. kerületi Verseny utcában a Központi Irattárat, amelynek feladatai lényegében megfelelnek eg}

7 átmeneti levéltárnak. Az átmeneti levéltár olyan szolgáltatást nyújt, amely az iratok keletkeztetőjének éppúgy megfelel, mint a köziratokat kezelő levéltárnak, ahol az iratok maradandó értékűnek minősített részét idővel véglegesen elhelyezik. Tulajdonképpen úgy is fel lehet fogni az átmeneti levéltárat mint egy központi irattárat, ahonnan csak szükség esetén kell a lezárt aktákat az ügymenet számára ismételten kikérni. Az átmeneti levéltárban az iratok őrzésénél az irat keletkeztetőjének rendelkezéseit és a hatályos levéltári jogszabályokat kell betartani, amelyre garanciát nyújt az is, hogy levéltári szakalkalmazottak foglalkoznának az iratokkal. Magyarországon ugyanakkor a vállalkozók által fenntartott bérirattárakban előfordul az is, hogy hozzá nem értő személyzet (néha érettségivel sem rendelkező segédmunkások) kezelik az iratokat. Csupán halkan utalok a személyes adatokat, nemzetbiztonsági, vagy pusztán stratégiai információkat érintő kockázatokra. Az adatvédelmi biztos állásfoglalására ezzel kapcsolatban közel két éve vár a Magyar Országos Levéltár. Nemzetközi tapasztalatok alapján felelősséggel kijelenthető, hog}' az átmeneti levéltár egyértelműen költséghatékonyságot és szakszerűséget jelent, és megbízható, állandó szolgáltatást kínál az államnak. A Magyar Országos Levéltár esetében a kormánynak be kellene ruháznia, és fel kellene építenie egy modern, mintegy 100 000 folyóméter irat befogadására és annak kezelésére alkalmas levéltárépületet (20-25 000 m

2) a fővárosban. Lehetőleg olyan városrészben kell elhelyezni az épületet, ahol a levéltár meg tud felelni kulturális, tudományos és jogbiztosító szerepének, akárcsak az állampolgárok igényeinek. Jó infrastruktúrával kell rendelkeznie, hogy könnyen el lehessen érni, de nem szükséges központi kerületben elhelyezni. Az építke1 MAJTÉNYI GYÖRGY, MIKÓ ZSUZSANNA-SZABÓ CSABA: Az átmeneti levéltár. Lehetőség, amely Magyarországon is majdnem mindenkinek kedvező volna.. Levéltári Közlemények, 77. (2006) 2. sz. 3-12. 6