Levéltári Szemle, 60. (2010)

Levéltári Szemle, 60. (2010) 2. szám - HÍREK - Az elektronikus iratkezelés bevezetésének helyzete a hazai egyetemeken. Nehézsé-gek és tanulságok (BATALKA. KRISZTINA)

Hírek közös portálon keresztül). Fontos pontként értékelte az input oldalt a tanúsított iratkezelési szoftvereken keresztül, azt pedig a megfelelő szabályozási folyamaton át lehet elérni, hogy ezek a szoftverek automatikusan adják be levéltárba az iratokat (természetesen lesz levéltári kontrollja). Az iratképzők offline felületet kapnak („beadási információs csomag"), de online módon felhasználható szoftvermegoldások is készülnek a levéltárak számára, akik kiválaszthatják, melyik szolgáltatást akarják igénybe venni. A következő előadó Fehér Csaba főosztályvezető-helyettes (BFL) volt, aki arról az adattartalomról beszélt, amit „be lehet tenni" az e-Levéltárba, vagyis a fővárosi adatvagyon felmérés eredményeit ismertette röviden. Elmondta, hogy az erre vonatkozó kérdőíves felmérést 2007-ben, 2008-ban és 2009-ben is elvégezték, 2010-ben pedig már az ezeken alapuló konkrét szervellenőrzést folytatják. Bemutatta a főbb kérdéscsoportokat, amelyek összeállításába 2009-ben a szervek informatikusait is bevonták az eredményesség fokozása érdekében. A felmérés eredményeit ismertetve elmondta, hogy majdnem mindenhol léteznek iktató szoftverek, formátumok tekintetében rendkívül vegyes a kép (DOS-os alapú szoftverektől kezdve a legmodernebbekig), a szoftverek tanúsítása sem hibátlan (a kerületi önkormányzatoknál igen). Ügyirat (dokumentum) kezelésre általában nem használják őket. Az előadó elmondta továbbá, hogy az e-mailek archiválására nincs kialakult gyakorlat: a hivatalos postafiókra érkező leveleket általában iktatják, így bekerülhetnek majd közlevéltárba (egyelőre elektronikusan nem csatolják) vagy a kijelölt tisztviselők postafiókjait kellene archiválni (ám szakmán belül is vita van arról, mennyire érdemes erre fókuszálni). Az ealáírás használatát minimálisnak nevezte (óvatos prognózisa, hogy akár el is fog halni). Az adatbázisok kapcsán elmondta, hogy zömmel gazdasági természetűekről számoltak be a szervek, azokról is kis számban, ugyanakkor a helyszínen kiderült, hogy maradandó értékűek, pl. térinformatikai rendszereik is vannak. A konvertálás, migrálás kérdését ellentmondásosnak nevezte: offline nem nagyon lehet olyan adattartalmakat betölteni, aminek nincs migrációs lehetősége (pl. '90-es évek e-iratai), ehhez speciális eljárások kidolgozása szükséges. A kép- és hangrögzítésre vonatkozóan szintén kevés adatot adtak meg a szervek, ugyanakkor ennek 2-3-szorosa keletkezik. A honlapokról elmondta, hog)

7 az intézményi honlapot általában központilag üzemeltetik, de ritkán archiválják, tehát ez még szintén nyitott kérdés. Az e-irattári szolgáltatásokkal kapcsolatban elmondta, hog)

7 pozitív válaszok jöttek, a szervek igénybe vennék a szolgáltatást, főleg ha ingyenes. Hangsúlyozta, hog)

7 az ismertetett adatok tájékoztató jellegűek. Egzakt mérési módszer még nem volt arra, hog)

7 a felmért anyagokból mennyi a maradandó értékű. A 2008-ban végzett felmérés alapján négy terrabájt e-iratanyag becsülhető a fővárosi szerveknél. A 2010. évi szervellenőrzés még folyamatban van, de a részeredmények alapján már most valószínűsíthető, hogy ennek többszöröse található a szerveknél. A levéltárosok után informatikusok vették át a szót, elsőként Tomcsányi Roland főosztályvezető (Eötvös Loránd Tudományegyetem Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság Informatikai Igazgatósága), aki az ELTE e-iratkezelését ismertette. Elmondta, hogy a projekt közepén tartanak, és mivel az informatikai oldal felől indult, ezért elsőként meg kellett tanulniuk az iratkezelés rendszerét. Az általuk használt szoftver a Freesoft KIR (először csak a GMF, nem az egész ELTE használta), amely eg)' „dobozos termék" annak összes előnyével és hátrányával együtt. Vagyis a speciális elvárásoknak kevésbé felel meg, hiszen a KIR elsősorban minisztériumi rendszerekhez illeszkedik. A bevezetés fázisait és az ezzel összefüggő problémákat ismertetve elmondta, hogy a nem ebben a rendszerben iktatott iratokat az e-rendszert használóknak újra be kellett iktatniuk, és szintén probléma lehet később, hogy az e-iktatásban való részvételt nem tudják mindenhol a naptári év első napjától kezdeni. 75