Levéltári Szemle, 59. (2009)

Levéltári Szemle, 59. (2009) 1. szám - JUSZT MIKLÓS-MÁRKUSNÉ VÖRÖS HAJNALKA: A Veszprém Megyei Levéltár által kifejlesztett kutató-nyilvántartó rendszer

]us%t Miklós-Márkusné Vörös Hajnalka változásának vizsgálata, amelyhez térképgyűjteményünket és a telekkönyvi iratokat használják nagyobb számban. Egyre jellemzőbb, hogy a város vagy a megye településein lévő műemléképületek felújításához előzetesen levéltárunkban keresnek és találnak az épület történetére és műszaki jellemzőire vonatkozó adatokat. Levéltárunkban a kutatószolgálati feladatok ellátásában a szakmai munkatársak többsége részt vett. 2008 szeptemberéig a kutatószolgálati munkát 5 levéltáros és 5 levéltári kezelő végezte kéthetes váltásban, így egy személyre kéthavonta kéthetes kutatószolgálati munka hárult. Egyedül a könyvtáros kollégánk jelentette az állandóságot. A három jelenlévő kutatószolgálati munkatárs közül a levéltáros végezte a tájékoztatást, szervezte a kutatószolgálat munkáját, míg a nyilvántartások vezetését és az iratok kiemelését, előkészítését a levéltári kezelővel egymást váltva bonyolították. A könyvtáros kolléga a tájékoztatásban és a könyvek kiszolgálásában segített. Sok előnye volt ennek a rendszernek, többek között az, hogy nagy anyagismeretre és szaktudásra tettek szert a kutatószolgálatban dolgozó munkatársak, szükséges volt a szakirodalom, a belső feldolgozó munka és a gyarapodások naprakész ismerete, emellett tisztában voltak a kutatói igények változásával, napi kapcsolatot tartva az érdeklődőkkel. Hátrányt jelentett viszont, hogy más területek munkafolyamatai felszabdalódtak, nehezítve a hatékony munkavégzést (különösen a rendezésben és a gyűjtőterületi munkában). Más megoldandó kérdést is felvetett ez a munkaszervezési forma, tudniillik csak a pontosan és egységesen vezetett kutatói nyilvántartásokból tudtuk és tudjuk követni a kutatások folyamatát és az iratok biztonságos útját. 2008 szeptemberétől három állandó munkatárs végzi a kutatószolgálati feladatokat és előjegyzés alapján szolgáljuk ki a kéréseket. A kutatók számítógépes nyilvántartásának elkészítése Mint már szó esett róla, 2006-ban a Veszprém Megyei Levéltár új épületbe költözött, ami nagyon sok szakmai előkészítő-munkával járt, de jelentős eredményeket hozott: a korábban több telephelyen őrzött iratanyag teljes revízión ment át és az új épületben fondfőcsoportonként egymást követő rendben került elhelyezésre, amelyről raktári egység szintű számítógépes topográfia készült. Naprakész állapotba került a levéltár új fondjegyzéke, a számítógépes hálózat kiépítése pedig lehetővé tette, hogy a kutatószolgálatban addig papíralapon vezetett nyilvántartásokat elektronikus formába ültessük át. Elsődleges célunk az volt, hogy a kutatószolgálati adminisztrációt egy könnyen kezelhető, hálózati alkalmazásba integráljuk úgy, hogy ez a művelet a kutatószolgálati munkát és az ezzel kapcsolatos ügymeneteket lényegesen ne befolyásolja. Az első lépés a kutatók számítógépes nyilvántartásának kidolgozása volt. Az első modul elkészítése Móder Róbert levéltári rendszergazdának köszönhető, aki egy Access alapú adatbázist készített erre a célra. Az alkalmazás elég jól sikerült ahhoz, hogy a levéltár kutatóinak adatait rögzíteni lehessen egy adatbázisban, ezen kívül látogatói jegy nyomtatására is alkalmas volt. Nagy előnye volt ennek az adatbázisnak, hogy egységes kezelőfelületen elérhetőek voltak mind a kutatók regisztrációja, mind a topográfiai (a levéltári anyag elhelyezkedését leíró) adatok. Ez utóbbi valójában egy teljes értékű, külön adatbázist alkotott, amelynek adattáblái hálózaton keresztül csatlakoztak a közös felülethez. Készítője több modult is tervezett a rendszerbe, de sajnos időközben távozott levéltárunkból. A rendszer továbbfejlesztését és átalakítását utódja Juszt Miklós levéltári informatikus és rendszergazda folytatta. 20