Levéltári Szemle, 59. (2009)
Levéltári Szemle, 59. (2009) 2. szám - GYŰJTŐTERÜLET - FEHÉR CSABA-HORVÁTH J. ANDRÁS: Egy irattípus krónikus állapotban: a kórlapok
Egy iratt í pus krónikus állapotban: a kórlapok Részleges megőrzés Ez esetben az alapkérdés a végleges megőrzésre szánt, maradandó értékűnek tekinthető dokumentáció válogatási, selejtezési szempontjainak meghatározása, valamint a leválogatás végzése. Két fő kérdés merül fel ezzel kapcsolatban. 1. A kiválogatás az eredeti őrzési helyszínen történjék, avagy az említett regionális/megyei átmeneti irattárban; 2. Ügyiraton belüli selejtezés eredményeként álljon elő a maradandó értékű irattömeg, avagy egyes egészségügyi szakágazatok meghatározása révén, a dossziék béltartalmának teljes körű megőrzésével, bizonyos évkörök figyelembevételével? Tekintettel arra, hogy valaminő regionális/megyei létesítmény létrehozása álláspontunk szerint elengedhetetlen, igazán költséghatékony módon a selejtezési munkálatok is csak egy átmeneti irattárban, egységes munkaszervezési feltételek mellett végezhetők. Hiszen több mint kérdéses, hogy ezen munkáknak az eredeti őrzőhelyeken való bonyolítására adódik-e lehetőség... A selejtezés mikéntje tekintetében, a mennyiségi adatok ismeretében megállapítható, hogy az ügyiraton belüli darabszintű selejtezés (részselejtezés, „ballaszttalanítás") ha meg is valósítható, ám nem egyszerű feladat. Döntő kritérium a kórtörténeti lapokon belüli selejtezendő iratfajták meghatározása. Az ebben való döntés viszont orvosszakmai kérdés is, amelyben a főbb társadalomstatisztikai és népegészségügyi adatok, valamint a főbb egészségpolitikai mutatószámok figyelembe vételével főként az Egészségügyi Tudományos Tanácsnak lehet kompetenciája. Adatbázis készítése A folyó egészségügyi dokumentáció elektronikus formában történő rögzítése, amelyre egyes kórházakban (pl. Jahn Ferenc Kórház, Péterfy Sándor utcai Kórház), már történtek kísérletek, nagy előnye, hog} 7 a finanszírozó mentesül az eredeti papíralapú anyag folyamatos őrzési költségeitől. Jelentős terhek merülnek ugyan fel az adatbázis-építés és főként az adatrögzítés során is, ám ezek egyszeri, bár elhúzódó beruházások. A tudományos feldolgozás, az elemzési lehetőségek későbbi érvényesíthetősége szempontjából igen lényeges körülmény, hog} 7 szemben az analóg megőrzés esetével, az adatbázisaiba rendezett kórtörténeti adatok elvileg tetszőleges szempontok alapján közelíthetők meg, kérdezhetők le. Hangsúlyozni kell azonban, hogy egy ilyenfajta retrospektív feldolgozást nyilván csak nagy anyagi, kormányzati ráfordítással lehet megvalósítani, ám a medikaüzáció hatásainak statisztikai szignifikancia alapján történő nyomon követhetősége révén — külföldi példák nyomán — mint utaltunk rá, gyógyszerkutató cégek is érdekeltté tehetők az adatrögzítés finanszírozásában. Tekintettel arra, hogy az adatok képi rögzítése (digitalizálása), valamint a gyors visszakereshetőséget biztosító adatbázis-építés nem végezhető el rövid idő alatt, ezért ennek vállalkozásba adása tűnik leginkább racionálisnak. Nincs értelme ugyanis ezen feladat végrehajtására külön kormányzati szervezeti infrastruktúrát kialakítani. A vállalkozó által végzendő feladat akár az iratanyag mozgatása, akár helyben történő adatbázisba rögzítése révén megvalósítható. (Talán felhozható példaként a privatizációs folyamat dokumentumainak a Prívdat Dokumentum Archiváló és Tároló Kft. által folyamatosan zajló feldolgozó tevékenysége.) Az adatbázisba rögzítés költségei jelentős mértékben csökkenthetők az által, ha a feldolgozó munka csupán meghatározott, szűkebb adatok rögzítésére korlátozódik. Fontos 45
