Levéltári Szemle, 59. (2009)

Levéltári Szemle, 59. (2009) 2. szám - GYŰJTŐTERÜLET - FEHÉR CSABA-HORVÁTH J. ANDRÁS: Egy irattípus krónikus állapotban: a kórlapok

Fehér Csaba—Horváth J. András intézményben való megőrzéséhez jogszabály-módosítás szükséges. Azt is hangsúlyozta, hogy mivel a vonatkozó hatályos rendelkezések és irattári tervek meghatározott (döntően 50 éves) őrzési időn túli levéltári átvételi kötelezettséget mondanak ki, a végleges megőrzésre vonatkozó feladatkörök ennél fogva túl is mutatnak az egészségügyi tárca kompetenciáján. A kérdéskör végleges, megnyugtató megoldása érdekében elengedhetedennek vélte ezért a művelődési tárca teher- és szerepvállalását. Azt javasolta, hogy a levéltári szakterület képviselői tegyenek ilyen értelmű előterjesztést, s kezdeményezzék az Oktatási és Kulturális Minisztérium illetékeseinél a kérdés napirendre tűzését. (Mi úgy véljük, hogy emellett még az Önkormányzati Minisztériummal is minél előbb fel kell vennünk a kapcsolatot.) Az Egészségügyi Készletgazdálkodási Intézet elképzelése szerint a levéltárakkal, valamint az Országos Tisztifőorvosi Hivatallal (OTH) közösen, részfeladatokon osztozva lehetne a munkának gyürkőzni. Azt javasolták, hogy az OTH is végezzen irattárvizsgálatokat az elhelyezési körülmények tekintetében, a levéltárak ellenőrizzék azokat szakmai szempontból (pl., hogy nem selejteznek-e), míg az EKI majd — bizonyos intézményi iratok esetében — az őrzést, tárolást biztosítja. Az iratanyag feldolgozására csak a kórlapok biztonságba helyezését követően kerülhet sor. A teljeskörű digitalizálás lehetőségét a megbeszéléseken jelen lévők többsége költséges volta miatt elutasította. (Csak zárójelben jegyezzük meg, hogy a szakmának ugyanakkor nem feltétlenül kell elvetni a javaslatot.) Iratanyag-felmérés és értékelés A tárgyalások során fölmerült, hogy készüljön fölmérés arról, milyen terjedelmű, évkörű, tagolódású és állagú beteg-nyilvántartási anyag található az egészségügyi intézményekben. Az ezen adatokat tartalmazó kérdőívet a Tolna megyei Balassa János Kórház munkatársai állították össze. A kérdőív 12 kérdőpontot tartalmazott. Ezek a következők: 1. Az Önök intézménye: egyetem, klinika, országos intézmény, megyei intézmény, városi intézmény? 2. Tartozik-e az intézményhez közvedenül járóbeteg rendelőintézet vagy gondozó? 3. Az intézmény fekvőbeteg osztályainak száma. 4. Eves betegforgalom ádagban/távozott beteg. 5. Jelenlegi egészségügyi-dokumentáció (kórlap) tárolási körülményei. 6. Milyen szisztéma szerint történik a kórlapok tárolása? (Betegfelvétel időpontja, beteg születési adata, beteg névadata, zárójelentés dátuma alapján, stb.) 7. Rendelkezik-e az intézmény a törvény által elrendelt megőrzési időn túli (50 év) fekvőbeteg egészségügyi-dokumentációval? (Ha igen, mely évekről?) 8. Megoldott-e az intézményben (lehetőség van-e külön tárolásra ) a képalkotódiagnosztikai eljárások folyamán keletkezett leletek tárolása? (ha igen, milyen módon?) 9. Van — e az intézménynek adatvédelmi szabályzata, és abban részletesen kitérnek-e az intézmény kórlaptárolási módszerére? 10. Van-e az intézménynek irattári terve és ebben külön meghatározzák-e az egyéb, betegellátás során keletkezett iratok, feljegyzések megőrzési idejét? (pl. betegleltár, osztályos átadófüzet, egyéb)? 38