Levéltári Szemle, 59. (2009)

Levéltári Szemle, 59. (2009) 2. szám - GYŰJTŐTERÜLET - MlKÓ ZSUZSANNA: Gyűjtőterületi munka a Magyar Országos Levéltárban

Mikó Zsuzsanna a közfeladatot ellátó szerv képviselőjével közli szakmai elvárásait, aki ezt jó esetben esetleg továbbítja a cég képviselőjének, más esetben azonban igyekszik elhárítani magától minden felelősséget. A feladatot az is nehezíd, hogy az iratokat a cég sok esetben vidéki raktárban őrzi, így a levéltáros kollégáknak hosszú órákat kell utazniuk azért, hog}' megtekinthessék az iratokat. A minisztériumok jelentős mennyiségű iratai mellett néhány központi hivatal maradandó értékű iratainak átvétele szintén komoly feladatot jelent a gyűjtőterületi osztály számára. A Központi Statisztikai Hivatal iratainak átvétele 2008 elejétől, a Központi Statisztikai Hivatal Levéltárának megszüntetése óta folyamatosan történik és valószínűleg 2010-ben zárul le. A problémát főként az jelentette és a további átvételeknél is az jelenti, hogy az iratok selejtezése nem történt meg. Az előttünk álló két év feladata, hogy a kb. 2500 ifm-t kitevő 1949 utáni hivatali működési iratok áttekintése és rendezése megtörténjen. Az Igazságügyi Hivatal őrizetében lévő kárpótlási iratok levéltári átvételének kérdésével is számolni kell a közeljövőben. A Hivatal tervei szerint Európai Uniós pénz segítségével megtörténne az iratanyag digitalizálása és a digitalizált adatállományok levéltári átadása. Ez azonban a jelenlegi jogi szabályozás miatt nem jelent megoldást az eredeti papír alapú iratok problémájára. A maradandó értékű kárpódási iratok kb. 6-7000 ifm-t tesznek ki. Ennek közel felét alkotják a vagyoni kárpódás iratai, amelyeket megyénkénti irattári rendben őrzik a budapesti központi irattárban. Ennek tükrében arról is döntést kell hozni, hogy a kárpótlási iratok egységét megőrizve egységes iratanyagként kezeljük-e az iratokat vagy az illetékességi előírásoknak megfelelően a vagyoni kárpódási iratok a megyei levéltárak őrizetébe kerüljenek-e. Kiemelkedő jelentőséggel bír és közel 3200 ifm-t tesz ki a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt. és jogelődei iratanyaga, amelynek levéltári átvételével szintén számolni kell. Ebben az esetben a problémát az 1990 és 1992 közötü működési iratok hiányainak a felderítése jelenti, illetve a 2008-as jogutódlás révén őrizetébe került jogelődök iratainak a rendezéséről kell gondoskodni (pl. a Kincstári Vagyonigazgatóságtól átvett Világkiállítás Iroda iratai). A maradandó értékű iratok levéltári átvételével kapcsolatban azonban továbbra is fel kell készülni arra, hogy a közigazgatás átszervezése miatt az iratmentés érdekében azonnali döntéseket kell hozni az iratok átvételéről. Az 1990 utáni időszak iratai kapcsán mindenképpen számolni kell az elektronikus iratok megjelenésével. A kezdeti időszakban elsősorban arra lehet számítani, hog}' elektronikus nyilvántartóprogramok átadására kerül sor a papíralapú iratok mellett. A legelsők között valósulhat meg a Legfőbb Ügyészség elektronikus iktatóprogramjának átvétele, amely esetben már felmerül az a probléma, amely több közigazgatási szerv esetében is kérdéses: miként lehet kezelni az egységes iktatási adatállományokat akkor, ha a megyei levéltárak illetékességébe tartozó területi szervekkel is rendelkezik a közfeladatot ellátó szerv. Az iratátvételeknél továbbra is az a fő szempont, hogy kizárólag rendezett, selejtezett, megfelelő jegyzékkel ellátott iratok kerüljenek levéltárunk őrizetébe, vagyis az iratok levéltárba kerülésük után azonnal a kutatók rendelkezésére álljanak. Ez alól kivételt kizárólag az azonnali iratmentések jelenthetnek. A maradandó értékű iratanyag értékelése minden esetben az illetékes iratőrző főosztály munkatársaival történik, amely a levéltári anyag későbbi kezelhetősége, illetve a tükröződő iratok átvételének elkerülése miatt bír jelentőséggel. A hiteles szervnyilvántartás elkészítésekor áttekintettük, hog}' az illetékességünkbe tartozó közfeladatot ellátó szerv mindegyike rendelkezik-e a levéltári törvény által előírt iratkezelési szabályzattal és irattári tervvel. A 335/2005. (XII. 29.) kormányrendelet módosítása 16