Levéltári Szemle, 58. (2008)

Levéltári Szemle, 58. (2008) 1. szám - BESZÁMOLÓK - Informatika és internet a levéltárban. Fiatal Levéltárosok Egyesületének konferenciája, Budapest, 2007. november 15. (SZENDE LÁSZLÓ)

munkára volt szükség, az előzmények évtizedekre vezethetők vissza. Az adatbázis kialakításánál a tudományos szempontokat vették figyelembe. Az alapadatok a levéltári forrás beazonosítását teszi lehetővé, tartalmazza az adott kútfő összes jelzetét; a keltezés idejét, helyét, fennmaradási formáját, a nyelvet, az oklevélre vonatkozó könyvészeti hivatkozásokat. A második rész tartalmazza a diploma regesztáját. Külön mezőben szerepelnek a településnevek, és a budapesti vonatkozások, amelyeket a név-, illetve a tárgymutatóhoz lehet hasonlítani. Minden egyes rekordhoz csatlakozni fog az oklevél teljes, a tudományos szempontoknak teljesen megfelelő átírása és digitális hasonmása. Breinich Gábor előadásában ismét az alapokhoz nyúlt vissza. Az adatbázisok kialakítása nagy kihívásokkal jár együtt és veszélyeket is magában hordoz. Legfontosabb feladatként a különböző elvárások megfelelő összhangba hozását tartotta. Lényeges szempont a „magamutogatás": az intézménynek meg kell mutatnia magát egyrészt a nagyközönségnek, másrészt a fenntartó(k)nak. Sajnos napjainkban kimutatható az a káros tendencia, hogy a levéltárak kutatóinak számát összevetik a könyvtárak olvasóinak a menynyiségével, gyakran ez jelenti a prioritást a fenntartók szemében. Breinich Gábor három kulcsterületet határozott meg: az adatbázis milyensége (tartalmi hitelesség, kereshetőség, konverzió), a digitalizálás, a napjainkban keletkező elektronikus iratok kezelése. Egy jól működő adatbázis alapvetően szabványosítást igényel. Kezdetben sokan ódzkodtak ettől a megoldástól, az utóbbi évtized fejlődése azonban egyértelműen kimutatta létjogosultságát. Tévhit az, hogy az informatika óriási léptékű előrehaladása a szoftverek elavultságához vezet, mivel megfelelő protokollok kialakításával ez a probléma kiküszöbölhető. Osváth Zsolt A levéltári informatika jelene és jövője a Budapesti Corvinus Egyetem Entz Ferenc Könyvtárában és Levéltárában című előadásában már reflektálni tudott az előbb elhangzottakra. Mivel a levéltárhoz könyvtár is tartozik, ezért a honlapot ennek megfelelően alakították ki. A struktúra világos és áttekinthető, megtalálható rajta a névadó gyűjteménye digitalizált formában. Mivel szervellenőrzést is végeznek, ezért a szervnyilvántartó lap — letölthető formában — elérhető, amellyel az iratkezelők dolgát tették könnyebbé. Mikó Zsuzsanna, a Magyar Országos Levéltár Kormányzati Gyűjtőterületi Osztályának vezetője Elektronikus iratok, elektronikus iratkezelés a közszférában című előadásában napjaink egyik legégetőbb problémáját taglalta. A közszférában megtapasztalt nehézségek teljesen hasonlóak a levéltáraknál észleltekhez: egyes intézmények a maguk útját járják, míg mások valamiféle egységesítés mellett érvelnek. Bizonyos jogszabályok megpróbálják keretbe foglalni a folyamatokat, azonban sajnos itt is komoly hiányok mutathatók ki. A szervezetek ma már sok tanúsított elektronikus iratkezelési megoldás közül választhatnak, de a döntés szempontjainak meghatározása nem egyszerű feladat. A jó hangulatú, tartalmas konferencia előadói magas színvonalon foglalták össze a levéltári informatika jelenét, és rávilágítottak a jövőben járható utakra. Ugyanakkor mindenki egyetértett azzal, hogy a hihetetlen mértékű technikai fejlődés erre a területre is rányomja a bélyegét, éppen ezért a levéltárosokra komoly kihívás vár. A Fiatal Levéltárosok Egyesülete folytatni kívánja a konferencia-sorozatot, terveink szerint 2008 októberében a gyűjtőterületre vonatkozó kérdéseket fogjuk megvitatni. Szende László 64